Wie du mit einer Lösung für digitales Postmanagement deine Workflows in 2024 automatisierst

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird das Management von Briefpost und Dokumenten immer herausfordernder. Gerade Unternehmen, die nach effizienteren Arbeitsabläufen streben, müssen sich mit innovativen Lösungen auseinandersetzen. In diesem Artikel zeigen wir dir auf, wie digitales Postmanagement dir helfen kann, deine Prozesse zu automatisieren und somit erheblich zu optimieren. Wir beleuchten die Vorteile der Digitalisierung der Eingangspost, erklären die notwendigen Schritte und Technologien und geben Tipps zur Implementierung eines digitalen Postmanagement-Systems.

Was ist digitales Postmanagement und wie hilft es dir, 2024 effizienter zu arbeiten?

Definition und Bedeutung von digitalem Postmanagement

Digitales Postmanagement bezeichnet die datenbasierte Verwaltung und Verarbeitung eingehender und ausgehender Post. Es umfasst die Digitalisierung von Briefpost, das Archivieren von digitalen Dokumenten und das Automatisieren der Eingangspostverarbeitung. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und manuelle, repetitive Tätigkeiten zu reduzieren. Im Jahr 2024 wird diese Form des Managements immer bedeutender, da Unternehmen zunehmend ortsunabhängig auf ihre Daten zugreifen und flexible Arbeitsmodelle fördern müssen.

 

Vorteile des digitalen Postmanagements für dein Unternehmen

Die Vorteile eines digitalen Postmanagements liegen auf der Hand. Erstens wird die Effizienz durch die Automatisierung vieler manueller Prozesse, wie dem Scannen und der Klassifizierung der Post, erheblich gesteigert. Zweitens reduziert die Digitalisierung der Post die Lagerung und archiviert Dokumente automatisch, was zu einer besseren Raumnutzung führt. Drittens kann durch die standortunabhängige Zugreifbarkeit die Kollaboration zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert werden. Schliesslich tragen verbesserte Compliance und Datensicherheit zu einer sicheren und rechtskonformen Postbearbeitung bei.

 

Wie digitales Postmanagement die Effizienz steigert

Die Effizienz wird durch digitales Postmanagement massgeblich erhöht. Eingehende Papierdokumente werden professionell und hochautomatisiert digitalisiert, was den manuellen Aufwand erheblich vermindert. Automatisierte Workflows, zum Beispiel die automatische Übermittlung buchhaltungsrelevanter Dokumente in das Buchhaltungssystem, verschaffen einen enormen Zeitgewinn. Zudem erleichtern digitale Systeme die Nachverfolgung und Transparenz der Prozesse, und der Zugang zu digitalisierten Dokumenten zeitgleich und standortunabhängig möglich ist. Somit können Entscheidungen schneller getroffen und Projekte effizienter bearbeitet werden.

 

Bei PEAX sind automatische Übermittlungen für ausgewählte Dokumenttypen möglich.

 

Wie digitalisiere ich meine Eingangspost und welche Technologien benötige ich dafür?

Schritte zur Digitalisierung der Eingangspost

Die Digitalisierung der Eingangspost erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst wird die eingehende Papierpost an einem zentralen Ort gesammelt, z. B. über eine postalische Weiterleitung an ein externes Scanning Center, und durch spezielle Scanner digitalisiert. Diese gescannten Dokumente werden dann in einer DMS-Software (Dokumentenmanagement-System), z. B. eingebettet in einem digitalen Briefkasten wie PEAX, gespeichert. Mithilfe von OCR-Technologien (Optical Character Recognition) werden die Inhalte der Dokumente automatisch extrahiert und durchsuchbar gemacht. Abschliessend erfolgt die Verteilung der digitalen Dokumente an die jeweiligen Abteilungen, wobei Benachrichtigungssysteme zum Einsatz kommen.

 

Welche Geräte und Software sind erforderlich?

Für die Digitalisierung der Eingangspost benötigen Unternehmen spezielle Scanner, die hohe Auflösungen und schnelles Scannen ermöglichen. Moderne Scanner sind in der Lage, grosse Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit zu digitalisieren, sind jedoch in der Anschaffung und Unterhaltung mit nicht unerheblichem Invest verbunden, die sich allenfalls für grosse Unternehmen rentieren. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind spezialisierte Scanning Center eine kostengünstige Alternative, die professionelle, skalierbare und automatisierte Scanning-Lösungen anbieten. Ein effizientes DMS bzw. ein digitaler Briefkasten ist ebenfalls notwendig, da es die Strukturierung, Speicherung und Verwaltung der digitalisierten Dokumente übernimmt. Eine Übersicht, welcher Digital Mailroom sich für welche Anforderungen eignet, findest du in unserem separaten Blogartikel hier. Weitere wichtige Softwarekomponenten sind OCR-Software zur Texterkennung und Workflow-Management-Tools, die Prozesse automatisieren und eine komprimierte Weiterleitung der digitalen Post sicherstellen.

 

Wie implementiere ich ein digitales Postmanagement-System in meinem Unternehmen?

 

Vorbereitung und Planung der Implementierung

Die Implementierung eines digitalen Postmanagement-Systems wie PEAX ist schnell und einfach möglich. Um die Mitarbeitenden auf den Einsatz der Lösung optimal vorzubereiten, werden Onboarding-Sessions für das Setup von ca. 1,5 Stunden und anschliessende Anwenderschulungen von 2 - 4 Stunden angeboten. Diese vermitteln sämtlichen Prozessbeteiligten die erforderlichen Kenntnisse für einen reibungslosen Betrieb über die gesamte Prozesskette hinweg. In diesem Zuge werden schliesslich auch die Rollenprofile der Benutzer festgelegt, um die Zuständigkeiten in der Ablauforganisation abzubilden.

 

Integration des Systems in bestehende Arbeitsabläufe

Die Integration des digitalen Postmanagements in bestehende Arbeitsabläufe erfordert eine sorgfältige Anpassung der Prozesse. Wichtig ist dabei, dass die neuen digitalen Workflows nahtlos in die bestehenden Abläufe integriert werden. Dies kann durch eine sukzessive Implementierung erfolgen, bei der zunächst bestimmte Abteilungen oder Prozessschritte digitalisiert werden. Zudem sollten regelmässige Reviews durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos verläuft und die gewünschten Effizienzsteigerungen erzielt werden.

 

Schulung und Unterstützung für Mitarbeitende

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Implementierung ist die Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden. Sie müssen mit den neuen Technologien und Prozessen vertraut gemacht werden, um die Vorteile des digitalen Postmanagements voll ausschöpfen zu können. Schulungsmassnahmen sollten sowohl technische als auch organisatorische Aspekte umfassen und praxisnah gestaltet werden. Zudem ist es wichtig, den Mitarbeitenden kontinuierliche Unterstützung und Hilfestellung anzubieten, um mögliche Probleme schnell zu lösen und die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern.

 

Welche Herausforderungen gibt es bei der Digitalisierung der Post?

Technische und logistische Hürden

Bei der Digitalisierung der Post gibt es verschiedene technische und logistische Herausforderungen. Bei der Einführung neuer Software kann es beispielsweise zu Kompatibilitätsproblemen mit bestehenden Systemen kommen. Eine weitere Hürde ist die anfängliche Digitalisierung grosser Mengen analoger Dokumente, was zeitaufwendig und ressourcenintensiv sein kann. Zudem müssen die digitalen Systeme regelmässig gewartet und aktualisiert werden, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Darum bietet sich für den Digitalisierungs- und Scanning-Prozess der Einsatz eines professionellen Scanning-Centers an, wie sie bei PEAX zur Anwendung kommen.  

 

Datensicherheit und Datenschutz

Die Datensicherheit und der Datenschutz sind zentrale Aspekte bei der Digitalisierung der Post. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Informationen während des Scannens, Speicherns und Verteilens geschützt sind. Hierzu gehören Massnahmen wie die Verschlüsselung der Daten, der Einsatz sicherer Netzwerke und regelmässige Sicherheitsüberprüfungen. Zudem müssen die Systeme den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, um Compliance zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu minimieren.

 

Umgang mit analoger und digitaler Post simultan

Eine weitere Herausforderung stellt der gleichzeitige Umgang mit analoger und digitaler Post dar. In Einzelfällen kann es auch in Zukunft notwendig sein, sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente zu verwalten. Dies erfordert flexible Systeme, die den nahtlosen Übergang zwischen beiden Postarten ermöglichen. So sollte in dem Fall ein klarer Ablauf festgelegt werden, wie die verschiedenen Dokumententypen behandelt, archiviert und in die Ablauforganisation eingebunden werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Welche Best Practices gibt es für die laufende digitale Postbearbeitung?

Effiziente und sichere Archivierung digitalisierter Dokumente

Für eine effiziente und sichere Archivierung der digitalisierten Dokumente gibt es einige Best Practices. Erstens sollten die Dokumente in einem digitalen Briefkasten gespeichert werden, das eine strukturierte und durchsuchbare Ablage ermöglicht. Zweitens ist es wichtig, regelmässige Backups der Daten durchzuführen, um einen Verlust von Informationen zu verhindern. Drittens sollten klare Zugriffsrechte und Sicherheitsprotokolle definiert werden, um den unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern.

 

Optimierung von Workflows durch digitales Postmanagement

Die Optimierung von Workflows durch digitales Postmanagement umfasst mehrere Massnahmen. Automatisierte Prozesse und Benachrichtigungssysteme beschleunigen die Bearbeitung der Post und reduzieren den manuellen Aufwand. Durch den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen können Workflows zentral gesteuert und überwacht werden, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit erhöht. Zudem sollten regelmässig Reviews durchgeführt werden, um etwaige Engpässe und Verbesserungspotenziale in den Workflows zu identifizieren und zu beheben.

 

Regelmässige Überprüfung und Verbesserung der Prozesse

Eine kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der Prozesse ist entscheidend für den langfristigen Erfolg des digitalen Postmanagements, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen. Zudem sollte Feedback von den Mitarbeitenden eingeholt werden, um Praxisprobleme zu identifizieren und Lösungen zu finden. Durch kontinuierliche Optimierungsmassnahmen kann die Effizienz der Postbearbeitung weiter gesteigert und an veränderte Anforderungen angepasst werden.

 

Wer ist PEAX?

PEAX der digitale Briefkasten für Online Post in Schweizer Unternehmen

Die PEAX AG mit Sitz in Luzern (Schweiz) wurde im September 2014 gegründet und hat sich das Ziel gesetzt, den Papierkram von Unternehmen und Privatpersonen zu reduzieren und mit dem digitalen Briefkasten den zentralen digitalen Eingangskanal in die Administration zu schaffen. 

Mit dem Ziel, Menschen und Unternehmen von unnötigem Administrationsaufwand zu befreien und ihnen so mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Alltag und im Business zu verschaffen, hat der Firmengründer und Visionär Stefan Hermann mit PEAX den Briefkasten der Zukunft entwickelt. 

Bis heute hat PEAX über 6.000 Business- und Privatkunden dabei unterstützt, ihre Dokumentenflut und die dazugehörige Ablage komplett digital zu managen.

Hast du Fragen oder möchtest du mehr über den digitalen Briefkasten von PEAX erfahren? 

 

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