Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Posteingangs meistern

Der digitale Posteingang im Zuge der Digitalisierung

Der digitale Posteingang ist nicht nur ein wesentlicher Teil der digitalen Transformation, sondern oft auch der erste Schritt eines Unternehmens auf dem Weg in das papierarme oder papierlose Büro. Statt physische Post manuell zu bearbeiten, werden eingehende Dokumente und Briefe mit entsprechenden Digitalisierungs-Lösungen gescannt, klassifiziert und online zur Verfügung gestellt. Aber nicht nur die physische Post wird verarbeitet, sondern auch die Eingänge auf digitalen Kanälen wie E-Mail werden gebündelt und gemeinsam mit der eingescannten Post an einem Ort zentral bereitgestellt. Alle Daten und Dokumente werden les- und durchsuchbar gemacht und für die Verarbeitung in weiteren Systemen aufbereitet. 

Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen Mitarbeitenden den Fernzugriff auf wichtige Dateien und erleichtern gleichzeitig die Zusammenarbeit über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg. Diese Zugänglichkeit verbessert nicht nur die Produktivität, sondern erhöht auch die Flexibilität von Arbeitsvereinbarungen wie Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodellen – etwas, das in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen hat.

Viele Unternehmen verlassen sich seit Jahren auf traditionelle, papierbasierte Prozesse, zumindest in Teilen. Papier wird manuell verarbeitet, z. B. eingescannt oder eingeordnet, und auch die Erledigung – z.B. das Visieren und Bezahlen von Rechnungen – erfolgt auf wenig oder gar nicht automatisiertem Weg.

Allerdings wird der Bedarf an Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen immer wichtiger, da sich die Technologie weiterentwickelt und sich die Erwartungen der Mitarbeitenden und auch der Kunden ändern. Durch die Umstellung auf einen digitalen Posteingang können diese Unternehmen ihre Prozesse ganzheitlich rationalisieren und in der sich schnell verändernden Geschäftslandschaft von heute wettbewerbsfähig bleiben.

Digitaler Posteingang: Fundament für die Automatisierung dokumenten-basierter Abläufe

Die Automatisierung der Bearbeitung des Posteingangs ermöglicht eine schnellere und gezieltere Verteilung der Korrespondenz. Beispielsweise kann die Post automatisiert an relevante Abteilungen, Gruppen oder Personen weitergeleitet und gleichzeitig in einem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert werden. Anstatt wertvolle Zeit damit zu verbringen, Papierstapel oder verschiedene Ordner zu durchsuchen, können Mitarbeitende einfach Schlüsselwörter oder Filter eingeben, um schnell das zu finden, was sie benötigen. Zudem entfällt die Notwendigkeit des manuellen Sortierens und Verteilens physischer Post, was Zeit spart und das Risiko verringert, wichtige Dokumente zu verlegen oder zu verlieren. Dokumente können elektronisch geteilt werden, sodass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können.

Digitalisieren und Automatisieren: der Schlüssel zu mehr Produktivität

Beim Wechsel zu einem digitalen Posteingangsprozess spielt die Automatisierung eine entscheidende Rolle. Scanning-Lösungen und Smart-Classification-Tools können dabei helfen, den manuellen Aufwand zu minimieren und die Bearbeitung der Post zu beschleunigen. Die Möglichkeit, im Unternehmen gänzlich papierlose Prozesse zu etablieren und Workflows bereichsübergreifend zu automatisieren, führt zu einer dauerhaft erhöhten Effizienz in der Verwaltung. Dies gilt insbesondere für Bestellprozesse, Rechnungen oder die Zustellung von wichtigen Dokumenten, bei denen eine Nachvollziehbarkeit und schnelle Ablage wichtig sind. Die Automatisierung im papierlosen Büro reduziert nicht nur manuelle Aufgaben und Zettelwirtschaft, sondern eliminiert auch das Risiko menschlicher Fehler.

2. Welche Herausforderungen sind beim Umstieg auf einen digitalen Posteingang zu beachten?

Zentraler digitaler Posteingang

Der erste Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer leicht. Insbesondere die gleichzeitige Bearbeitung von physischer und digitaler Post kann eine Herausforderung darstellen, wenn es darum geht, die richtigen Arbeitsabläufe für die Digitalisierung von Briefpost und E-Mails zu finden. Es geht nicht nur darum, Dokumente einfach zu scannen oder E-Mails an ein zentrales Repository weiterzuleiten; es erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation. Damit physische und digitale Post an einem Ort gebündelt und gesammelt verarbeitet werden können, muss zuerst definiert werden, wie die Post in den digitalen Posteingang gelangt. Bei den E-Mails beginnt der Workflow mit der Einrichtung von Regeln oder Filtern, die die Nachrichten basierend auf ihrem Inhalt oder Absender automatisch an den digitalen Posteingang weiterleiten oder aber in verschiedene Ordner sortieren. Insbesondere Rechnungen sollten an den digitalen Posteingang weitergeleitet werden, damit sie dort – entweder direkt oder vernetzt mit dem Buchhaltungstool – erledigt werden können. Das automatische Sortieren in Ordner hilft dabei, wichtige E-Mails von Kunden oder Lieferanten schnell zu identifizieren und die Unordnung im Posteingang zu reduzieren. 

Wichtig zu wissen: Während die Daten im E-Mail-Postfach unstrukturiert bleiben, werden sie im digitalen Posteingang ausgelesen und aufbereitet. So können Folgeprozesse – z. B. die Kontierung – automatisiert angestossen werden. 

Bei physischer Post besteht der erste Schritt darin, gleichzeitig mit dem digitalen Posteingang eine Postumleitung für die Briefpost einzurichten – meist ist dies direkt im digitalen Posteingang möglich. So wird die Briefpost an ein Scanning-Center umgeleitet, professionell und automatisiert eingescannt und online zur Verfügung gestellt.

Digitalisierung: Mitarbeitende auf dem Weg zum papierlosen Büro mitnehmen

Viele Unternehmen sind zögerlich, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht. Denn es gibt bestimmte Herausforderungen, die überwunden werden müssen, damit digitale Prozesse wirklich effizient sind. Eine der ersten Hürden, auf die Unternehmen stossen können, ist der Widerstand der Mitarbeitenden gegen Veränderungen. Die Digitalisierung oder Einführung der Automatisierung kann als Bedrohung für die Arbeitsplatzsicherheit angesehen werden, da sie möglicherweise bestimmte Aufgaben ersetzen könnte, die zuvor manuell erledigt wurden. Der Wechsel zu einem papierlosen Büro erfordert daher neben technischen Neuerungen auch eine Anpassung der Arbeitskultur. Um diese Herausforderung zu meistern, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Vorteile der Verwendung eines digitalen Posteingangs klar zu kommunizieren – und klare Beispiele dafür zeigen, wie sich dieser positiv auf das tägliche Arbeitsleben der Mitarbeiter auswirken kann. 

Zudem spielt der Faktor Zeit eine wichtige Rolle. Prozessumstellungen sollten nicht als Hau-Ruck-Übungen erfolgen, sondern in klar definierten, zeitlich grosszügig bemessenen Schritten.

Die Mitarbeitenden müssen Zeit haben zu lernen, wie man am effizientesten mit digitalen Dokumenten arbeitet und wie man die Vorteile eines DMS am besten für sich und den jeweiligen Tätigkeitsbereich nutzt. Ausserdem ist ein entsprechendes Training der prozessbeteiligten Mitarbeitenden für den Umgang mit dem neuen System unerlässlich, etwa um die Verteilung, Ablage und Auffindbarkeit der Dokumente reibungsloser zu gestalten. Durch Einweisungen oder Schulungen können Mitarbeitende nicht nur technisch, sondern auch in Bezug auf die Arbeitsabläufe und Geschäftskommunikation auf den digitalen Wandel vorbereitet werden. Die Vorbereitung und Begleitung der Mitarbeitenden ist somit ein essentieller Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie.

Manuelle vs. automatische Klassifizierung im digitalen Posteingang

Eine der zentralen Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Posteingangs in KMU ist die Umstellung von manueller zu automatischer Klassifizierung der Elemente im Posteingang. Bei der manuellen Klassifizierung müssen Mitarbeitende eingehende Dokumente sortieren und kategorisieren, während die automatische Klassifizierung auf maschinellen Lernalgorithmen basiert, um den Dokumentinhalt zu analysieren und entsprechende Kategorien zuzuweisen. Auch wenn die manuelle Klassifizierung personalisierter und auf individuelle Geschäftsanforderungen zugeschnitten scheint, ist sie zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler.

Andererseits sorgt die automatische Klassifizierung für Effizienz und Genauigkeit, indem Dokumente schnell anhand vordefinierter Kriterien kategorisiert werden. Mit Fortschritten in der Verarbeitung natürlicher Sprache können Algorithmen für maschinelles Lernen sogar aus Mustern in vorhandenen Dokumenten lernen, um zukünftige Klassifizierungen zu verbessern.

3. Wie kann der Wechsel zum digitalen Posteingang effizient gestaltet werden?

Integration mit dem digitalen Posteingang

Die Implementierung eines digitalen Posteingangs mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, muss es aber nicht sein. Glücklicherweise haben Fortschritte in der Technologie die Einführung eines digitalen Posteingangs viel einfacher und benutzerfreundlicher gemacht. Wichtige Aspekte, die den Komplexitätsgrad bei der Einführung beeinflussen, sind beispielsweise, mit welchen Eingangskanälen das System kompatibel ist, ob die E-Mails und PDFs intelligent extrahiert und ausgelesen werden können und wie die Volltextsuche erfolgt. Mit den richtigen Tools und Integrationen können Unternehmen direkt die Anweisung von Rechnungen vornehmen oder gleich mehrere Eingabekanäle nahtlos in dein System integrieren. Ob per E-Mail, Online-Formularen oder Dokumentenscan – der digitale Posteingang kann so auch verschiedene Quellen eingehender Informationen aufnehmen.

Verteilergruppen und Berechtigungen für digitalen Posteingang anlegen

Der digitale Posteingang verändert auch die Art und Weise der Kommunikation im Unternehmen, da Informationen leichter zugänglich gemacht werden können. Physische Dokumente sind anfällig für Verlust oder Beschädigung, aber mit einem digitalen Posteingangs-System werden sensible Informationen durch eine effektive Verschlüsselung, Berechtigungen und Zugriffskontrollen geschützt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal den Inhalt des Posteingangs anzeigen oder ändern kann.

Verteilergruppen ermöglichen eine schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams und stellen sicher, dass relevante Informationen die richtigen Personen erreichen. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, ein Gleichgewicht zwischen der Einbeziehung notwendiger Teammitglieder zu finden, ohne alle mit unnötigen Nachrichten zu überfordern. Um effektive Verteilergruppen zu bilden, ist es wichtig, Vertreter:innen verschiedener Abteilungen oder Teams in den Prozess einzubeziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und dass die endgültigen Gruppierungen auf die Bedürfnisse jedes Teams abgestimmt sind. Dies verhindert Missbrauch und hilft den Teammitgliedern, ihre Rollen innerhalb dieser Gruppen zu verstehen.

Verwendung von Metadaten für Dokumente

Der digitale Posteingang ermöglicht es KMUs, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und schneller zu reagieren. Durch die Kombination aus digitalen Eingangskanälen und intelligenten Workflow-Lösungen kann die Produktivität in vielen Bereichen erheblich verbessert werden. Ein wesentlicher Vorteil eines digitalen Posteingangs ist seine Fähigkeit, E-Mails und PDFs intelligent zu extrahieren und zu lesen. Fortschrittliche Algorithmen können Dokumente analysieren, um sie automatisch anhand von Inhalten oder Schlüsselwörtern zu kategorisieren. Dokumente können so automatisch mit relevanten Metadaten versehen werden, sodass sie bei Bedarf leicht durchsuchbar und abrufbar sind. Dieser optimierte Ansatz stellt sicher, dass wichtige Informationen niemals verloren gehen oder im Entscheidungsprozess übersehen werden.

4. Wie lässt sich der Workflow über die Digitalisierung des Posteingangs hinaus verbessern?

Ein wichtiger Bereich, in dem der Prozess der Digitalisierung von Posteingängen verbessert werden kann, ist der Einsatz intelligenter Automatisierung. Durch die Integration künstlicher Intelligenz und maschineller Lernalgorithmen in das digitale Posteingangssystem können KMU den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können moderne elektronische Briefkastensysteme relevante Datenfelder aus Dokumenten oder E-Mails herauslesen und den Zahlungsauftrag sowie die Kontierung unmittelbar generieren. 

Um den Prozess der Digitalisierung von Posteingängen in KMU dauerhaft zu verbessern, sollten Workflow- und Kollaborationstools nahtlos in das System integriert oder zumindest integrierbar sein. Dadurch können Teammitglieder problemlos Dokumente austauschen oder an Projekten zusammenarbeiten, ohne zwischen mehreren Plattformen oder Anwendungen wechseln zu müssen. Durch die Zentralisierung der Kommunikations- und Kollaborationskanäle innerhalb des digitalen Posteingangs können KMU Arbeitsabläufe rationalisieren und eine bessere Teamarbeit unter den Mitarbeitern sowie eine Kollaborationskultur fördern. Darüber hinaus wird es für Teams einfacher, über wichtige Diskussionen, Workflow- oder Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben, da Aktualisierungen und Benachrichtigungen in Echtzeit über eine einzige Schnittstelle verfügbar sind – was letztendlich die Produktivität im gesamten Unternehmen steigert.

Veränderungen anzunehmen ist nicht immer einfach: Wer sich jedoch anpasst, verbessert durch die Nutzung technologischer Fortschritte nicht nur die Arbeitseffizienz weit über die Verwaltung hinaus, sondern steigert auch die Wettbewerbsfähigkeit und positioniert diese Unternehmen für zukünftige Wachstumschancen.

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