LoginFirmenpost intelligent scannen
Andrea Elmer,
22. März 2023
Viele Firmen bearbeiten die Post nicht mehr physisch, sondern in einer gescannten Variante. Häufig bedeutet dies, dass ein Mitarbeitender oder eine Mitarbeitende aus der Administration die Post manuell einscannt und via E-Mail verschickt oder in der Datenablage speichert. Diesen Prozess kann man deutlich effizienter gestalten, wenn ein professioneller Scanning Service eingesetzt wird.
In der folgenden Tabelle wird aufgezeigt, welche Vorteile ein professioneller Scanning Service dem Unternehmen verschafft:
| Problem | Lösung | Gewinn |
|---|---|---|
| Das manuelle Scannen benötigt viel Zeit. | Zeit kann gespart werden, wenn ein professionelles Scanning Center das Scannen übernimmt. | Zeit |
| Zeit kostet Geld. | Da im Scanning Center automatisiert und mit neusten Maschinen gescannt wird, kommt ein Scan hier deutlich günstiger. | Geld |
| Die Post muss im Office oder im Postfach abgeholt werden. | Verbunden mit einer Postumleitung ersetzt der Scan Service den Gang ins Büro und schafft Ortsunabhängigkeit. | Flexibilität |
| Die manuellen Scans verflüchtigen sich oder werden an mehreren Orten abgelegt. Die Übersicht schwindet. | Gebündelt in einem Portal, auf das alle involvierten Personen zugreifen können, gibt es mehr Übersicht und Transparenz. | Transparenz und Übersicht |
| Manuelle Scans sind meist unstrukturiert, das heisst es sind «leere» PDFs, die enthaltenen Informationen werden nicht herausgelesen. | Im Scanning Service folgt auf das Scanning ein OCR- sowie ein Data Capturing-Flow, mit dem die wichtigen Daten ausgelesen und dem Dokument mitgegeben werden. | Intelligente Daten |
| Die Kommunikation von gescannten Dokumenten erfolgt häufig über E-Mail – ein Kanal, der nicht verschlüsselt und sicher ist. Sind die Dateien einmal verschickt, kann ihr Verlauf nicht mehr bestimmt werden. | Die Kommunikation sowie die Speicherung der Daten erfolgt verschlüsselt und gemäss den neusten Sicherheitsstandards. Zugriff auf die Dokumente erhalten nur berechtigte Personen. | Sicherheit |
| Physische Post muss in Ordnern archiviert oder entsorgt werden, was entweder Platz oder Zeit in Anspruch nimmt. | Digitalisierte Post braucht «nur» Speicherplatz, was im Verhältnis zum physischen Archiv deutlich günstiger und effizienter ist. | Platz |
Zeit und Geld sparen, Flexibilität gewinnen
Das manuelle Scannen benötigt viel Zeit, die gespart werden kann, wenn dieser Schritt durch einen Scanning Service ausgeführt wird. Kommt hinzu, dass die Mitarbeitenden unmöglich so schnell, günstig und automatisiert scannen können, wie es ein Scanning Center kann. Verbunden mit einer Postumleitung entsteht eine doppelte Entlastung, da die Post nicht mehr im Office oder im Postfach abgeholt werden muss. Auch hier also eine Zeiteinsparung und die Möglichkeit zu mehr Flexibilität, da der Zugang für die involvierten Personen von überallher und jederzeit möglich ist.
Von unstrukturierten zu strukturierten Daten
Der zweite und fast noch wichtigere Faktor ist die Strukturierung der Daten. Ein manueller Scan ist nichts weiter als ein PDF. Ein professioneller Scan durchläuft zusätzlich einen OCR (Optical Character Reading)- sowie einen Data Capturing-Prozess, wodurch die PDFs durchsuchbar gemacht und zentrale Elemente des Dokumententyps – z.B. Zahlungsdetails bei einer Rechnung – ausgelesen und dem Dokument mitgegeben werden. Wenn ein solcher Scan beispielsweise in eine Online-Buchhaltung überführt wird, können Zahlung und Buchung automatisiert ausgelöst werden. Die Klassifizierung der Daten unterstützt zudem dabei, dass die Dokumente einfach wiedergefunden werden können.
Sicherheit
Ein weiterer Vorteil des professionellen Scannens ist die verbesserte Sicherheit. Dokumente können verschlüsselt und nur für bestimmte Personen zugänglich gemacht werden, was insbesondere bei sensiblen Daten wie Finanz- oder HR-Unterlagen von grosser Bedeutung ist.
Platz schaffen
Weiter braucht digitale Post viel weniger Platz als physische. Zeit und Kosten für Archivräumlichkeiten, Ordner und Regale sowie die Papierentsorgung können eingespart werden – der Speicherplatz, den es im Umkehrschluss braucht, ist unter dem Strich deutlich günstiger. Auf längere Sicht soll durch die Nutzung von digitaler Post natürlich auch ein ökologischer Nutzen resultieren, indem die Digitalisierung vorangetrieben wird, so dass es eines Tages gar keine physische Post mehr benötigt, sondern alle Informationen direkt digital überliefert werden.
So sieht die Zukunft der Briefpost aus!
Insgesamt ist das Scanning der Firmenpost also eine sinnvolle Massnahme, um Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Sicherheit zu erhöhen.
Andrea Elmer
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
