LoginSo wurde yamo zum vollständig digitalen Unternehmen
Genauso modern wie ihr Geschäftsmodell ist auch ihre Firmenkultur: «Bei yamo digitalisieren wir alle Geschäftsprozesse, eine der letzten Bastionen war da die physische Post», so CEO Tobias Gunzenhauser im Bericht der Luzerner Zeitung. Auch diese Hürde hat yamo kürzlich geschafft: Seit 2021 empfangen sie nun auch die Post digital – mit dem digitalen Briefkasten von PEAX. Im Interview erzählt Tobias, warum Digitalisierung für ihn so wichtig ist und wie er PEAX für sein Unternehmen nutzt.
Lieber Tobias. yamo steht für Innovation, Unternehmertum und dafür, etwas Sinnstiftendes zu tun. Wie lebt ihr diese Werte im Alltag?
Bei uns stehen die Kunden im Vordergrund. Wir arbeiten sehr eng mit unseren Kunden zusammen und führen viele Interviews mit Eltern durch. So erkennen wir ihre Bedürfnisse und können dementsprechend unsere Produkte und Dienstleistungen weiterentwickeln. Wir probieren immer noch etwas besser zu werden um so die Versprechen an unsere Zielgruppe einzuhalten.
Tobias Gunzenhauser, CEO von yamo
Digitalisierung wird bei yamo gross geschrieben. Warum ist dir Digitalisierung so wichtig? Welches sind die Vorteile eines digitalen Unternehmens?
Da gibt es sicher zwei grosse Themenbereiche. Erstens die internen Prozesse: Wie arbeiten wir intern möglichst unkompliziert und produktiv zusammen? Wie können wir schnell auf Veränderungen reagieren? Da wir auch unsere internen Prozesse digitalisiert haben, war es für uns beispielsweise kein Problem, im Lockdown auf Remote Work zu wechseln. Und das ist sicher ein grosser Vorteil digitaler Unternehmen.
Das andere Thema sind die digitalen Prozesse gegenüber den Kunden. Bei uns kann ein Kunde alles online bestellen und Abos flexibel ändern oder kündigen. Unsere Kunden erreichen uns auf allen Kanälen – sei es Social Media, Website, E-Mail, Chat, Telefon etc. – für uns ist dieser Service selbstverständlich. Ich kann mir vorstellen, dass das für viele Grossfirmen eine ziemliche Challenge ist.
Welche Geschäftsprozesse hat yamo bereits digitalisiert? Wie wurde die Digitalisierung in eurem Unternehmen konkret umgesetzt und welche Massnahmen sind noch geplant?
Bei uns läuft alles durchs Band digital. Unterschriften sind digital. Wir haben keine eigenen Server, es ist alles in der Cloud. Das Projektmanagement läuft über asana, die interne Kommunikation via Slack.
Der digitale Briefkasten ist gemäss deiner Aussage eine der letzten Bastionen der Digitalisierung bei yamo. Welche konkreten Vorteile bietet er dir in deiner täglichen Arbeit?
Ich brauche PEAX selbst jeden zweiten Tag. Ich bin interner Pöstler. Ich gehe ins Portal rein und verteile die Post, zum Beispiel Briefe und Rechnungen, in Slack. Eigentlich sehr ähnlich wie wir es früher gemacht haben mit der physischen Post. Doch jetzt müssen wir nichts mehr einscannen und auch den Briefkasten nicht mehr leeren, das spart viel Zeit. Ich freue mich bereits auf die weiteren Funktionalitäten, wie zum Beispiel die Postverteilung.
Wie viel Zeit und Aufwand spart yamo mit der Erledigung der Briefpost seit der Nutzung von PEAX?
Es sind schon ein bis zwei Stunden pro Woche, die wir sparen. Momentan habe ich halt noch etwas mehr Aufwand, das ändert sich sicher auch mit der Funktion «Postverteilung». Aber sonst sparen wir sicher enorm viel Zeit mit Briefe öffnen, Dokumente einscannen oder umbenennen – das sind alles Tätigkeiten, die jetzt wegfallen.
Welche Funktionalitäten vermisst du heute noch? Was wünschst du dir für die Zukunft?
Sicher die Basics wie Postverteilung und Tasks zuweisen. Also durchgehende Prozesse und Aufgabenzuweisung. Also super simple Sachen eigentlich. Das fände ich cool – doch das kommt ja bald.
Wie zufrieden bist du mit der Usability?
Mit den meisten Sachen bin ich sehr zufrieden. Es sind nur kleine Sachen, die mir aufgefallen sind, zum Beispiel bei Rechnungen: Die muss ich immer noch manuell als bezahlt markieren, obwohl ich sie schon heruntergeladen habe. Es wäre mir am liebsten wenn ich bestimmen könnte: Wenn ein bestimmter Tag vergeben ist, wird es auch gleich als bezahlt gekennzeichnet. Sonst muss ich zwei Klicks mehr machen. Aber sonst ist mir nichts aufgefallen.
Viele Schweizer Unternehmen, darunter zahlreiche KMU, haben noch immer Mühe mit der Digitalisierung ihrer Prozesse. Welche Tipps gibst du diesen Unternehmen mit?
Als erstes sollte man die internen E-Mails abschaffen und ein Messenger Tool wie Slack oder MS Teams einführen. Man merkt so schnell, wie man entlastet wird, wenn man nicht mehr das E-Mail Chaos hat und schneller kommunizieren bzw. chatten kann.
Schlussendlich steht und fällt es mit der richtigen Software. Es gibt viele Tools, die sich bereits als Standard durchgesetzt haben. Beispielsweise Slack für die Kommunikation, Asana, Trello und Jira für Projektmanagement und Teamwork. Das kann jedes Unternehmen nutzen. Dann gibt es natürlich auch grössere Themen z.B. im Bereich ERP, da muss man schon schauen, dass es zum Unternehmen passt. Wichtig ist es jedoch zu wissen, dass es nicht die eine einzige und richtige Software gibt, sondern dass man bei jedem Prozess das Tool herauspickt, das am besten zu den Ansprüchen der Firma und der Arbeitsweise passt.
Vielen Dank für deine Antworten, hast du noch Ergänzungen zu den gestellten Fragen?
Nein eigentlich nicht. Ich wünschte, ich hätte PEAX schon früher entdeckt. Ich habe es erst gemerkt, als wir alle im Homeoffice sassen und ich dringend eine Lösung gebraucht habe. Es kann ja nicht sein, dass ich ständig ins Office gehen muss, nur um die Post zu erledigen. Eigentlich hätte ich auch vorher auf die Idee kommen können, aber ich habe nicht gewusst, dass es sowas wie einen digitalen Briefkasten überhaupt gibt.
