Vom Verteilzentrum in den digitalen Briefkasten: Der Weg des Briefes

Der Sortierprozess im Briefverteilzentrum

4. Vorsortierung
Die eingegangen Briefe werden für die Verarbeitung auf der Sortieranlage vorsortiert. Das Briefverteilzentrum setzt neuste Technologien ein, um die Post effizient zu sortieren und der richtigen Versandstrasse zuzuordnen.

5. Aussonderung der Briefe > 2cm
Briefe, die nicht auf der Sortieranlage bis 2 cm Dicke verarbeitet werden können, werden manuell ausgesondert.

6. Brief Sortierprozess
Die Briefe bis 2 cm Dicke werden auf der Sortieranlage automatisiert verarbeitet.

Vom Verteilzentrum ins Scanning Center

7. Erkennung PEAX
Die Adressen werden mit der Datenbank abgeglichen und die Umleitung an das PEAX Scanning Center wird automatisch erkannt.

8. PEAX Umleitung
Bei Erkennung einer PEAX Adresse wird eine eindeutige und identifizierbare Postumleitung aktiviert und aufgedruckt.

9. Transport ins Scanning-Center
Die Sendungen, die zu PEAX gelangen sollen, werden mittels Transport zum Scanning Center gebracht. Die Zustellung erfolgt ohne zeitliche Verzögerung, das heisst sie würde gleichzeitig auch am physischen Standort eintreffen.

Sortierung im Scanning Center und Brieföffnung

10. Vorsortierung PEAX Post
Im Scanning Center wird eine optische Vorsortierung gleichartiger Sendungen vorgenommen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Sendungen nahtlos gescannt und digitalisiert werden können.

11. Vorbereitung scanbare Post
Die scanbaren Sendungen werden zu Stapeln geformt.

12. Automatisierte Brieföffnung
Die Couverts werden von drei Seiten automatisiert geöffnet. Mittels Vakuum wird der Brief freigelegt und auf dem Förderband platziert.

Der Scanning-Prozess

13. Aussortierung weiterzuleitende Post
Sendungen, die physisch benötigt werden, werden automatisiert zur Weiterleitung an die Empfänger:innen vorbereitet.

14. Weiterleitungen an Empfänger:innen mit Umleitungsblocker
Physisch benötigte Sendungen werden den Empfänger:innen mit einem Umleitungsblocker zugestellt.

15. Scanning der Dokumente
Die auf dem Förderband angelieferten Dokumente werden inkl. Couvert gescannt.

16. OCR-Erkennung
Mittels OCR-Technologie werden die Dokumente les- und durchsuchbar gemacht. Durch die Texterkennung können die Daten maschinell weiterverarbeitet werden.

Eingang im digitalen Briefkasten

17. Archivierung der physischen Post
Die Sendungen werden 30 Tage (normale Briefe) und 90 Tage (eingeschriebene Briefe) aufbewahrt. In dieser Zeit haben User:innen die Möglichkeit, das Originaldokument zu bestellen.

18. Übergabe an den digitalen Briefkasten und Data Capturing
Die eingescannten Sendungen werden via Schnittstelle an PEAX übergeben. Bevor sie eindeutig identifiziert und dem bzw. der richtigen Empfänger:in im digitalen Briefkasten zugestellt werden, werden die Dokumente klassifiziert und relevante Daten werden ausgelesen (z. B. die Zahlungsdetails von Rechnungen). 

19. Posteingang bei PEAX User:in
Das digitalisierte Dokument steht dem PEAX User bzw. der PEAX Userin mit den entsprechenden Metadaten zur Verfügung – und zwar noch am Zustelltag, es gibt also keine zeitliche Verzögerung gegenüber der physisch zugestellten Post. Die User:innen können den Posteingang überall dort abrufen, wo Zugriff auf das Internet besteht, egal ob zu Hause, im Büro oder unterwegs.

Fazit:
Aus der Umleitung und dem Scannen der physischen Post resultieren strukturierte Informationen, die einen hohen Effizienzgewinn und Kostennutzen generieren. So wird die Automatisierung für die Unternehmen Realität!