Was sagt ChatGPT über den digitalen Briefkasten?

Wir wollten von ChatGPT erfahren, welches die Unterschiede zwischen einem physischen und einem digitalen Briefkasten sind und welche Vorteile der digitale Briefkasten mit sich bringt. Das Resultat – wie immer bei ChatGPT eine Momentaufnahme – ist verblüffend gut, wir haben uns aber dennoch erlaubt, es noch ein wenig zu erweitern.

Erste Frage an ChatGPT: Welches sind die Unterschiede zwischen einem physischen und einem digitalen Briefkasten (bitte in Tabellenform darstellen)?

EigenschaftenPhysischer BriefkastenDigitaler Briefkasten
Form und OrtEin physischer Briefkasten ist ein physisches Objekt, das an einem bestimmten Ort platziert wird, z.B. vor einem Haus oder in einem Bürogebäude.Ein digitaler Briefkasten ist hingegen ein virtuelles Objekt, das über das Internet zugänglich ist und keinen festen physischen Ort hat.
KommunikationskanalEin physischer Briefkasten ist ein traditioneller Kommunikationskanal, der für die Zustellung von Briefen und anderen physischen Dokumenten verwendet wirdEin digitaler Briefkasten ist hingegen ein moderner Kommunikationskanal, der für die Übermittlung von elektronischen Nachrichten und Dokumenten, wie E-Mails oder Dateien, verwendet wird.
ZustellungsgeschwindigkeitEin physischer Briefkasten kann nur einmal am Tag durch den Postboten geleert werden und es kann einige Tage dauern, bis der Brief tatsächlich zugestellt wird.Ein digitaler Briefkasten hingegen ermöglicht eine schnelle Zustellung von Nachrichten und Dokumenten in Echtzeit. [Kommentar PEAX: Im Fall eingescannter Briefpost gilt dies natürlich nicht, da sind wir ebenfalls auf die physischen Zustellwege und -geschwindigkeiten angewiesen.]
SicherheitEin physischer Briefkasten kann leicht durch Diebe oder Vandalen beschädigt oder geplündert werden.Ein digitaler Briefkasten ist durch eine sichere und verschlüsselte Verbindung geschützt, die den Zugriff auf die Inhalte nur für autorisierte Personen ermöglicht.
SpeicherkapazitätEin physischer Briefkasten hat eine begrenzte Speicherkapazität und muss regelmässig geleert werden, um Platz für neue Post zu schaffen.Ein digitaler Briefkasten hat hingegen eine unbegrenzte Speicherkapazität und kann eine grosse Anzahl von Nachrichten und Dokumenten aufnehmen, ohne dass sie geleert werden müssen.

Lässt man dies wiederum durch ChatGPT verkürzen, erhält man folgende Antwort:

  • Form und Ort: Echtobjekt vs. Online-Zugang
  • Kommunikationskanal: Papierdokumente vs. digitale Nachrichten
  • Zustellungsgeschwindigkeit: Tage vs. Echtzeit
  • Sicherheit: Anfällig für Diebstahl vs. Passwortgeschützt
  • Speicherkapazität: begrenzt vs. unbegrenzt für Nachrichten und Dokumente.

 

Damit legt ChatGPT die Basis für die zentralen Eckwerte sowohl des physischen wie auch des digitalen Briefkastens. Alles Eckwerte, die auch in unseren Augen zutreffend und stimmig sind. Allerdings würden wir sie um einen respektive zwei zentrale Punkte erweitern:

  1. Data Capturing: Auf dem digitalen Weg können Dokumente ausgelesen und die Daten zur Weiterverwendung aufbereitet werden. In einem ersten Schritt wird das Dokument mittels OCR (Optical Character Reading) lesbar und durchsuchbar gemacht. Weiter werden zentrale Daten automatisch erfasst, zum Beispiel Zahlungsdetails, so dass die Zahlung innerhalb weniger Sekunden freigegeben werden kann. Zudem werden die Dokumente klassifiziert, zum Beispiel als «Rechnung», «Mahnung», «Quittung» oder «Lohnausweis» – alles Angaben, die für die Bearbeitung, die Ablage und die Suche relevant sein können.
  2. Automatisierung: Dieser Punkt schliesst an das Data Capturing an. Denn erst, wenn wir strukturierte Daten zur Verfügung haben, können Prozesse automatisiert ausgelöst werden, zum Beispiel in der Buchhaltung.


Dieser durchgängige und weitgehend automatisierte Prozess ist schlussendlich das Ziel, das mit dem digitalen Briefkasten verfolgt wird.


Zweite Frage an ChatGPT: Welches sind die Vorteile des digitalen Briefkastens?

Der digitale Briefkasten bietet verschiedene Vorteile, darunter:

  1. Zeitersparnis: Digitale Post wird automatisch sortiert und kann schnell durchsucht werden, wodurch Zeit gespart wird.
  2. Einfache Organisation: Digitale Post kann einfach in Ordner sortiert und archiviert werden, um eine einfache Organisation zu gewährleisten.
    Ergänzung PEAX: Das geht sogar noch einfacher, und zwar ohne Ordner, aber mit Tags, Filter und Volltextsuche. Werden diese Instrumente einzeln oder kombiniert genutzt, werden Dokumente in Sekundenschnelle gefunden und Übersichten in no-time erstellt.
  3. Keine physische Speicherung erforderlich: Digitale Post muss nicht in physischer Form aufbewahrt werden, was Platz spart und die Notwendigkeit von Papier- und Aktenaufbewahrung reduziert.
  4. Zugänglichkeit: Digitale Post kann von überall aus abgerufen werden, solange man Zugang zum Internet hat.
  5. Umweltfreundlichkeit: Die Verwendung von digitalem Postversand reduziert den Papierverbrauch und unterstützt damit den Umweltschutz.
    Ergänzung PEAX: Die Reduktion von Papier und Transportkosten ist eines unserer zentralen Ziele. Indem die Post gesammelt an das Scanning Center geschickt wird und nicht von Postboten und Postbotinnen an zig diverse Standorte verteilt werden muss, ist ein erster grosser Schritt bei der Einsparung von Transportressourcen und damit verbunden von CO2-Emissionen getan. Damit auch das Papier reduziert wird und irgendwann nur noch digitale Tranpsorte nötig sind, entwickeln wir innovative Lösungen im Bereich Input- und Outputmanagement und begleiten Unternehmen auf der schrittweisen Umstellung zum vollständig digitalen Versand.
  6. Schutz vor Verlust und Diebstahl: Digitale Post ist sicherer als physische Post, da sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden kann.
  7. Kostenersparnis: Digitale Post spart Portokosten und reduziert den Bedarf an Papier und Tintenpatronen.
    Ergänzung PEAX: Um dies zu ermöglichen, bieten wir einen digitalen Output-Service an, den Unternehmen anbinden und damit ihre Post kostengünstig und durchgängig digital zustellen können.


Insgesamt bietet der digitale Briefkasten eine bequeme, sichere und umweltfreundliche Möglichkeit, Post zu empfangen und zu organisieren. Wir sind überzeugt: Der Lauf der Digitalisierung ist auch bei der Post nicht aufzuhalten und in wenigen Jahren wird man sich den digitalen Briefkasten nicht mehr wegdenken können.

Bildquelle: David Blum via Midjourney

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