Wie klappt der Wechsel zum papierlosen Büro?

Wie viel Zeit und Ressourcen müssen für die Vorbereitung eingerechnet werden?

Das Analysieren der Prozesse und das Finden sinnvoller Lösungen und Tools benötigte anfangs etwas Zeit. Sowie anschliessend das Einscannen und Archivieren der Unterlagen, die noch physisch vorhanden sind. Da wir bei PEAX von den frühesten Anfängen an fast papierlos unterwegs waren, ging das bei uns relativ zügig.

Der digitale Briefkasten war das letzte Element, das uns gefehlt hat.

Je nach Branche und Grösse eines Unternehmens kann dies jedoch stark variieren und sehr unterschiedlich sein. Es empfiehlt sich beginnend zu klären, welche Lösungen eingesetzt werden sollen. Zum Beispiel, welche Branchensoftware genutzt werden soll, welches die passende Entwicklungsumgebung ist, ob es eine ERP-Lösung benötigt, um weitere Schnittstellen zu integrieren, wie beispielsweise eine Anbindungen an das Customer Relationship Management, die Warenbewirtschaftung oder die Finanzabteilung.

Denkst du, es benötigt eine gewisse Firmenkultur oder Einstellung für das papierlose Büro?

Ich finde, es benötigt von der Unternehmensführung und von den Mitarbeitenden Offenheit und Vertrauen in die digitale Welt. Sowie die Bereitschaft und den Mut von allen, Neues auszuprobieren und die Entscheidung zum papierlosen Büro mitzutragen.

Das Gelingen dafür ist aus meiner Sicht sehr stark von den Menschen abhängig. Es ist somit sehr wichtig, wie die Mitarbeitenden eines Unternehmens dazu eingestellt sind. Die Motivation und das Involvieren der Mitarbeitenden finde ich essenziell.

Sicherlich gibt es Unternehmen, wie zum Beispiel ICT-Betriebe, die für die Digitalisierung affiner sind. Doch das muss nicht sein, denn es braucht halt einfach den ersten Schritt. Als vor ein paar Jahren das Outlook eingeführt wurde, waren viele zu Beginn skeptisch eingestellt. Doch heute gehört es in unseren Alltag wie das Zähneputzen. Oft ist es die Angst vor Veränderungen oder das Verlassen der Komfortzone, die uns vom Neuen abhält. Doch probiert man es aus und erkennt den Nutzen, fragt man sich oft: Wieso haben wir das nicht schon immer so gemacht oder schon früher ausprobiert?

Zum Start kann es für Unternehmen herausfordernd sein, aus dem Angebots-Dschungel die passenden Lösungen zu finden. Wir testen aus und lernen mit der Erfahrung, die für uns funktionierenden Lösungen und Tools zu finden.

Der Markt bietet bereits viele unterstützende und sinnvolle Hilfsmittel, die zum erfolgreichen Gelingen beitragen. Welche Anwendungen nutzt PEAX?

Wir sind bereits von Anbeginn an papierlos unterwegs. Mit der Einführung des digitalen Briefkastens für Unternehmen konnten wir auch noch die letzten Schritte komplett digitalisieren. Zusätzlich nutzen wir für die Dokumentation und den Wissensaustausch im Unternehmen Confluence und für das agile Planen und Zusammenarbeiten Jira, Microsoft Office 365 und Teams. Je nach Bereich werden zusätzliche Anwendungen genutzt.

Digitale Hilfsmittel wie iPad, Notebook und Smartphone sind bei uns Bestandteil der täglichen Arbeit. Wir versuchen, wo immer möglich auf Papier und Notizblöcke zu verzichten. So ist es bei uns sehr willkommen, mit dem Notebook an Meetings teilzunehmen und die Notizen direkt im Confluence oder im OneNote zu notieren. Kommt jemand noch mit einem Schreibblock an ein Meeting, wird man schon mal angeschaut als wäre man von einem anderen Stern.

Mit der Nutzung des digitalen Briefkastens ist der Einstieg in die digitale Administration gemacht. Hat es lange gedauert, den digitalen Briefkasten in Betrieb zu nehmen und im Büroalltag einzuführen?

Nein überhaupt nicht. Wir haben dafür bereits eine gute Vorarbeit geleistet.

Dennoch gibt es weiterhin zusätzliche und neue Arbeitsschritte, für die sinnvolle Lösungen gefunden werden müssen. Den meisten Aufwand gab uns die Abstimmung und der Abgleich über benötigte Arbeitsschritte und Zuständigkeiten mit allen involvierten Personen intern und extern.

Wie erleichtert dir der digitale Briefkasten deine Arbeitsabläufe und was sind für dich die Vorteile?

Der digitale Briefkasten vereinfacht meinen Arbeitsalltag enorm. Denke ich an all die kleinen administrativen Arbeitsschritte, die sich bei mir im Alltag anhäufen, summiert sich das in mehrere Stunden, die ich jetzt einspare. Da wir direkt die Postumleitung eingerichtet haben, muss ich die Post nicht mehr abholen, sortieren, scannen und per Mail weiterleiten. Ich erhalte einfach alles digital in PEAX und es ist dann bereits in der Ablage für alle Berechtigten ersichtlich. Gerade jetzt, wo wir alle im Home-Office sind, ist dies eine bedeutende Erleichterung.

Den gesamten Zahlungsprozess kann ich durchgängig in PEAX abwickeln. Rechnungen bezahle und verbuche ich direkt über das Portal, ohne das ich dabei ins E-Banking wechseln muss. Das mühsame Abtippen von Zahlungsinformationen entfällt - diese werden direkt übernommen. All dies spart mir viel administrativen Aufwand und ich kann diese Zeit für Sinnvolleres einplanen.

Zusätzlich verkürzen sich die Kommunikationswege. Ich muss nicht mehr lange auf Antworten warten, etwas per Mail weitersenden oder telefonisch nachfassen, nur um etwas abzuklären oder visieren zu lassen. Der Zugriff auf PEAX ist zeit- und ortsunabhängig möglich und zugänglich für alle berechtigten Personen.

Früher musste ich alle Kreditoren-Rechnungen ausdrucken und unserer gruppenübergreifenden Buchhaltung per Post zustellen. Heute erledige ich dies alles via PEAX. Ich muss nichts mehr drucken und versenden, gesamthaft sparen wir dadurch natürlich auch sehr viel Papier.