Distribuer le courrier par voie numérique

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Réception et distribution du courrier

Après sa réception, le courrier s’affiche dans la section «Distribution du courrier» en amont. Sur la base de cette vue d’ensemble, les documents peuvent alors être distribués à des personnes et/ou à des groupes de distribution. Parmi les groupes de distribution classiques, citons la comptabilité, le service du personnel ou la direction. Les groupes peuvent être mis en place et gérés individuellement.

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Lire et refuser les documents

Une fois les documents distribués, ils apparaissent dans la boîte aux lettres ou dans la section des factures des destinataires. Les lettres peuvent alors être lues et traitées, et les factures peuvent être payées. Les documents sont ensuite munis de balises et archivés. Si vous recevez un document par le biais de la distribution du courrier alors que vous n’êtes pas compétent pour ledit document, vous pouvez le refuser avec un message correspondant.

Taggen

Baliser et archiver les documents

Vous pouvez utiliser les balises pour attribuer des tâches définies à vos collègues ou préparer le document en vue de son archivage. Vous pouvez p. ex. ajouter la balise «À comptabiliser» à une facture, ce qui permet à votre collègue de la comptabilité de savoir immédiatement ce qu’il/elle doit faire. Vous pouvez aussi ajouter une balise intitulée «Impôts 2019» pour retrouver rapidement et facilement une déclaration d’impôts dans les archives. Afin de retrouver rapidement les documents à tout moment, vous pouvez utiliser des filtres ou la recherche plein texte.

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Ajouter des groupes de distribution

Vous pouvez créer des groupes de distribution dans les paramètres. Vous pouvez ajouter à ces groupes toutes les personnes autorisées à lire le courrier qui leur est adressé. En outre, le courrier peut être distribué à des personnes individuelles à qui le courrier est destiné.

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Déterminer les rôles et les autorisations

Les fonctionnalités peuvent être limitées selon le rôle et les droits peuvent être attribués de manière spécifique. Les droits peuvent être attribués à des groupes (appelés groupes d’autorisations). La distribution du courrier permet de déterminer les personnes pouvant lire un document. Les groupes d’autorisation permettent de déterminer l’action que telle ou telle personne peut réaliser avec le document.

Quels sont les avantages de la distribution du courrier ?

Réception du courrier par les personnes le jour de la distribution

Historique clair

Traitement en temps voulu des lettres et factures

Courrier disponible en ligne dans son intégralité

Distribution sécurisée et chiffrée du courrier

Les principales questions sur la distribution du courrier.

Pourquoi la distribution du courrier dispose-t-elle de sa propre section? Qui peut y accéder?
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La section «Distribution du courrier» est visible uniquement par les personnes bénéficiant du droit «Distribuer le courrier». Le groupe d’autorisations «Distribution du courrier» est prévu par défaut et détermine les droits correspondants.

Toutefois, il est également possible de créer un nouveau groupe d’autorisations et de définir l’autorisation «Distribuer le courrier». Tous les membres de ce groupe voient également la section de la distribution du courrier.

La section est en quelque sorte mise en amont: certes, le courrier y arrive, mais il doit encore être distribué. Ce n’est qu’après la distribution effective que le courrier se retrouve dans les boîtes aux lettres ou la section des factures (si le document est une facture ou un rappel). Seules les personnes auxquelles le document a été attribué voient effectivement le document.

Quels sont les avantages de la distribution du courrier ?
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Cette fonction vous permet de distribuer le courrier de votre entreprise par voie numérique.

Les documents peuvent être transmis à des groupes de distribution et/ou à des personnes individuelles. Seules les personnes devant consulter le document ont le droit d’y accéder. Si la distribution du courrier n’est pas active, toutes les personnes ayant accès au compte peuvent aussi accéder aux documents.

Quel abonnement inclut la distribution du courrier ?
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La distribution du courrier est incluse dans les abonnements business Plus, Premium et Enterprise. Cliquez ici pour en savoir plus sur les abonnements.

Quel abonnement inclut les autorisations ?
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Les autorisations sont incluses dans les abonnements Business Plus, Premium et Enterprise. Vous trouverez les tarifs ici.

Quels sont les groupes d’autorisations existants ?
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Dès lors que l’abonnement sélectionné inclut les autorisations, les groupes d’autorisations suivants sont créés par défaut:

  • Tous les collaborateurs
  • Administrateur 
  • Distribution du courrier


Ces groupes comprennent certains droits fondamentaux, mais peuvent être adaptés ultérieurement.

D’autres groupes d’autorisations peuvent être ajoutés individuellement dans les paramètres. Les droits pour les fonctionnalités (archiver un document, payer une facture, ajouter un compte bancaire, etc.) peuvent être déterminés individuellement pour chaque groupe d’autorisations.