Post digital verteilen

Postverteilung H + P fokussiert

Posteingang und Postverteilung

Die Post trifft ein und wird im vorgelagerten Bereich «Postverteilung» angezeigt. Auf der Basis dieser Übersicht können die Dokumente nun an Einzelpersonen und/oder Verteilergruppen verteilt werden. Typische Verteilergruppen sind die Buchhaltung, das Personal oder die Geschäftsleitung. Die Gruppen können individuell eingerichtet und verwaltet werden.

Postverteilung H + P Dokumente zurueckweisen fokussiert2

Dokumente lesen und zurückweisen

Wurden die Dokumente verteilt, erscheinen sie im Briefkasten oder im Rechnungsbereich der Adressaten. Briefe können jetzt gelesen und bearbeitet, Rechnungen bezahlt werden. Danach werden die Dokumente getaggt und in die Ablage verschoben. Falls du über die Postverteilung ein Dokument erhältst, für das du nicht zuständig bist, kannst du es mit einer entsprechenden Nachricht zurückweisen.

Taggen

Dokumente taggen und ablegen

Tags kannst du nutzen, um deinen Kolleginnen und Kollegen bestimmte Aufgaben zuzuweisen oder um das Dokument für das Archiv vorzubereiten. So kannst du eine Rechnung beispielsweise mit dem Tag «Zu verbuchen» versehen und deine Kollegin aus der Buchhaltung weiss sofort, was zu tun ist. Oder aber du tagst ein Dokument mit dem Tag «Steuern 2019», um es für die Steuererklärung schnell und einfach aus dem Archiv zu holen. Damit du die Dokumente danach jederzeit schnell wiederfindest, kannst du den Filter oder die Volltextsuche nutzen.

Postverteilung H + P Verteilergruppe2

Hinzufügen von Verteilergruppen

In den Einstellungen kannst du Verteilergruppen anlegen. Diesen Gruppen kannst du dann alle Personen hinzufügen, welche die Post an diesen Verteiler lesen dürfen. Weiterhin kann die Post auch an Einzelpersonen verteilt werden – je nachdem, für wen der Brief bestimmt ist.

Rollen und Berechtigungen2

Rollen und Berechtigungen festlegen

Die einzelnen Funktionalitäten können je nach Rolle eingeschränkt und die Rechte spezifisch erteilt werden. Rechte können Gruppen – sogenannten Berechtigungsgruppen – zugewiesen werden. Mit der Postverteilung wird geregelt, wer ein Dokument lesen darf, mit den Berechtigungsgruppen, wer welche Aktion mit dem Dokument ausführen kann.

Was bringt euch die Postverteilung?

Post trifft am Zustellungstag bei Personen ein

Klare History

Rechtzeitiges Bearbeiten von Briefen und Rechnungen

Gesamte Post online verfügbar

Verteilen funktioniert sicher und verschlüsselt

Interessiert? Stelle deine Fragen direkt an uns.

Webinar Business Account

Im Business Webinar zeigen wir dir, wie du die Post für dein Business digital empfängst, Rechnungen direkt im Portal bezahlst und alles clever ablegst.

Hier geht's zu den Webinar-Terminen und zur Anmeldung.

Live Demo buchen

In einer 30-minütigen Demo geben wir dir einen Einblick in den Business Account und zeigen dir, wie du den digitalen Briefkasten für deine Organisation nutzen könntest. Termine kannst du hier buchen.

Die wichtigsten Fragen zur Postverteilung.

Weshalb gibt es für die Postverteilung einen eigenen Bereich? Wer hat darauf Zugriff?
˅

Der Bereich «Postverteilung» ist nur ersichtlich für diejenigen Personen, die das Recht «Post verteilen» besitzen. Die Berechtigungsgruppe «Postverteilung» ist standardmässig dafür vorgesehen und hat die entsprechenden Rechte gesetzt.

Es ist aber auch möglich eine neue Berechtigungsgruppe zu erstellen und die Berechtigung «Post verteilen» zu setzen, dann sehen alle Mitglieder dieser Gruppe den Bereich Postverteilung ebenfalls.

Der Bereich ist vorgelagert, da dort die Post zwar eintrifft, diese aber erst noch verteilt werden muss. Erst nach der erfolgreichen Verteilung trifft die Post im Bereich Briefkasten oder Rechnungen (falls es sich um eine Rechnung bzw. eine Mahnung handelt) ein. Nur diejenigen Personen, denen das Dokument zugewiesen wurde, sehen das Dokument auch effektiv.

Was bringt mir die Postverteilung?
˅

Mit der Postverteilung kannst du die Firmenpost digital verteilen.

Dokumente können an Verteilergruppen und / oder einzelne Personen verteilt werden. Damit erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf das Dokument, die dafür vorgesehen sind. Ist die Postverteilung nicht aktiv, so haben alle Personen, welche auf den Account Zugriff haben, auch Zugriff auf die Dokumente.

In welchem Abo ist die Postverteilung inkludiert?
˅

Die Postverteilung ist in den Business Abos Plus, Premium und Enterprise inklusive. Hier geht’s zu den Abos.

In welchem Abo sind die Berechtigungen inkludiert?
˅

Die Berechtigungen sind im Business Abo Plus, Premium und Enterprise inklusive. Das Pricing findest du hier.

Welche Berechtigungsgruppen gibt es?
˅

Sofern, das gewählte Abo die Berechtigungen inkludieren, werden folgende Default Berechtigungsgruppen erstellt:

  • Alle Mitarbeitenden
  • Administrator
  • Postverteilung


Diese sind mit gewissen Grundrechten ausgestattet, können aber nachträglich angepasst werden.

Weitere Berechtigungsgruppen können in den Einstellungen individuell hinzugefügt werden. Die Rechte für die einzelnen Funktionalitäten (Dokument ablegen, Rechnung zahlen, Bankkonto hinzufügen, etc.) können individuell pro Berechtigungsgruppe gesetzt werden.