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Distribuzione della posta digitale
Ricevimento e distribuzione della posta
La posta ricevuta viene visualizzata nella sezione «Distribuzione della posta». Dalla panoramica i documenti si possono poi distribuire a singole persone e/o a gruppi di destinatari. Sono gruppi di destinatari tipici la contabilità, il personale o la direzione. I gruppi si possono creare e gestire individualmente.
Leggere e rifiutare i documenti
Una volta distribuiti, i documenti appaiono nella casella postale o nella sezione Fatture dei destinatari. A questo punto è possibile leggere e gestire le lettere e pagare le fatture. Successivamente i documenti vengono taggati e archiviati. Se tramite la distribuzione della posta ricevi un documento che non ti riguarda puoi respingerlo con un apposito messaggio.
Replay
Taggare e archiviare i documenti
Puoi utilizzare i tag per assegnare determinati compiti alle colleghe e ai colleghi o per preparare il documento per l’archivio. Ad esempio puoi apporre il tag «da registrare» su una fattura e così la collega della contabilità saprà subito cosa c’è da fare. Altrimenti puoi aggiungere a un documento il tag «imposte 2022» per recuperarlo in modo rapido e semplice dall’archivio. Per poter ritrovare subito i documenti in qualsiasi momento puoi utilizzare il filtro o la ricerca nel testo completo.
Invitare persone e concedere i diritti di accesso.
Nel portale è possibile aggiungere altre persone come utenti della conto business. A tutte le persone possono essere concessi diritti specifici in base al loro ruolo.
Definire ruoli e autorizzazioni
In funzione del ruolo è possibile limitare le singole funzionalità e attribuire i diritti specifici. I diritti si possono anche assegnare a gruppi, i cosiddetti gruppi di utenti autorizzati. Tramite la distribuzione della posta si stabilisce chi è autorizzato a leggere un documento e con i gruppi di utenti autorizzati chi ha la facoltà di eseguire determinate azioni con il documento.
Quali sono i vantaggi della distribuzione della posta?
- Le persone ricevono la posta il giorno stesso del recapito.
- Cronologia chiara
- Gestione puntuale di lettere e fatture
- Tutta la posta disponibile online
- La distribuzione è sicura e codificata.
Le principali domande sulla distribuzione della posta.
Perché esiste una sezione dedicata alla distribuzione della posta? Chi può accedervi? 
La sezione «Distribuzione della posta» è accessibile solo alle persone che detengono il diritto «Distribuire la posta».
A tale scopo è previsto il gruppo di utenti autorizzati alla «Distribuzione della posta», per il quale sono impostati i relativi diritti.
Tuttavia è possibile anche creare un nuovo gruppo di utenti autorizzati e impostare il diritto «Distribuire la posta». Così tutti i membri di questo gruppo potranno vedere la sezione «Distribuzione della posta».
La sezione si troverà prima, in quanto vi arriva la posta, che deve però ancora essere distribuita. La posta distribuita arriva nella sezione Casella postale o Fatture (se si tratta di una fattura o di un sollecito). Solo le persone a cui il documento è assegnato possono effettivamente vederlo.
Cosa mi offre la distribuzione della posta?
Con il servizio di distribuzione della posta puoi distribuire la corrispondenza aziendale per via digitale.
I documenti si possono inviare a gruppi di destinatari e/o a singole persone. Così avranno accesso al documento solo le persone previste. Se la distribuzione della posta non è attiva, possono accedere ai documenti tutte le persone che hanno accesso all’account.
In quale abbonamento è compresa la distribuzione della posta?
La distribuzione della posta è compresa negli abbonamenti business Plus, Premio e Enterprise. Qui si va agli abbonamenti.
In quale abbonamento sono comprese le autorizzazioni?
Le autorizzazioni sono comprese negli abbonamenti business Plus, Premium ed Enterprise. I prezzi li trovi qui.
Quali gruppi di utenti autorizzati esistono?
Se l’abbonamento scelto comprende le autorizzazioni, vengono creati di default i seguenti gruppi di utenti autorizzati:
- Tutti i collaboratori
- Amministratore
- Distribuzione della posta
Questi gruppi sono dotati di alcuni diritti di base, ma si possono modificare successivamente.
Nelle Impostazioni è possibile aggiungere altri gruppi di utenti autorizzati. I diritti relativi a ciascuna funzionalità (archivia documento, paga fattura, aggiungi conto bancario ecc.) si possono impostare individualmente per ogni gruppo di utenti autorizzati.