LoginPostumleitung und Post-Scan für KMU: Effizient, einfach und digital
Andrea Elmer,
28. Juni 2023
Warum euer Unternehmen eine professionelle Postumleitung benötigt
Eine Postumleitung spart Zeit und Geld und ist im idealen Fall das Einfallstor in eine durchgängig digitale Administration. Sie ist dann sinnvoll, wenn ihr die Post effizienter erledigen oder ihr mehrere Zweigstellen und/oder Standorte besitzt und die Post zentral managen möchtet. Nicht zuletzt gibt es vielleicht auch bei euch einige Mitarbeitende, die von unterwegs oder im Homeoffice arbeiten und die Post auch dann zeitnah sichten möchten, wenn sie nicht im Büro sind.
Postumleitung und Post-Scan-Service intelligent verbunden
PEAX ergänzt die reguläre Postumleitung mit einem digitalen Portal, so dass die Post nicht nur umgeleitet, sondern direkt digitalisiert und online zur Verfügung gestellt wird. Der digitale Postservice von PEAX schlägt damit zwei Fliegen auf einen Streich und ist Postumleitung und Post-Scan-Service in einem.
Die Vorteile der PEAX Postumleitung
Vorteil Postumleitung #1: Digitalisierung
Mit der PEAX Postumleitung wird die gesamte Post an ein zertifiziertes Scanning Center geschickt, tagesaktuell gescannt und im Online-Portal zur Verfügung gestellt. Die Post kann damit ohne zeitliche Verzögerung digital erledigt und abgelegt werden.
Vorteil Postumleitung #2: Organisatorische Effizienz
Die Post kann online gesichtet und verteilt werden, so dass die involvierten Personen unabhängig von ihrem Standort jederzeit auf die Dokumente, die ihnen zugewiesen wurden, zugreifen können.
Alle Dokumente sind an einem Ort abgelegt und können aufgrund von intelligentem Such- und Filtersystem in Kürze gefunden werden. Auch dem Treuhänder, der Buchhalterin oder der Revisorin kann Zugriff erteilt werden, so dass sie ihre Arbeit online erledigen können. Das aufwändige Zusammenstellen von Belegen und Ordnern entfällt komplett.
Vorteil Postumleitung #3: Zeitersparnis und Flexibilität
Die Postumleitung an einen digitalen Briefkasten spart Zeit und Geld und ermöglicht grösstmögliche Flexibilität in der Bearbeitung der Post. Das manuelle Digitalisieren eingegangner Post fällt weg, ebenso aufwendiges Nachfragen und Abklären. Alle Informationen sind direkt auf dem Dokument ersichtlich.
Vorteil Postumleitung #4: Schutz vertraulicher Informationen
Ein digitaler Briefkasten ist durch eine sichere und verschlüsselte Verbindung besser geschützt als ein physischer, ebenso ist der Zugriff auf die Inhalte nur für autorisierte Personen möglich. Die Datenschutzgesetzgebung ist vollumfänglich gewahrt und modernste Security-Mechanismen werden eingesetzt, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.
Vorteil Postumleitung #5: Anbindung aller Schweizer Banken möglich
Ihr könnt euer Geschäftskonto bzw. eure Geschäftskonten mit dem digitalen Briefkasten verknüpfen und die Rechnungen direkt in PEAX kontrollieren, freigeben und bezahlen. Das PEAX Payment funktioniert mit allen Schweizer Banken ausser der PostFinance. Kunden mit einem Konto bei der PostFinance können ihre Rechnungen via Vorauszahlung ebenfalls direkt in PEAX begleichen.
Da die Zahlungsdetails im Scanning Prozess automatisch ausgelesen werden, ist das Bezahlen in wenigen Klicks erledigt.
Für alle Firmengrössen geeignet
Der digitale Briefkasten kann von Firmen aller Grössen eingesetzt werden. Für kleine Firmen gibt es Basic- und Standardangebote, für grössere Firmen Premium- und Enterprise-Zugänge mit zusätzlichen Funktionalitäten. Gerne unterstützen wir beim Onboarding, damit die Mitarbeitenden optimal eingebunden und die Prozesse schlank aufgesetzt sind.
PEAX Postumleitung: Schnelle Einführung und kostengünstige Preise
Die PEAX Postumleitung ist ein Online-Service, der ohne aufwendige Integration in kürzester Zeit eingeführt werden kann. Je nach Grösser der Organisation dauert das Onboarding 1-3 Tage.
Preislich bewegen wir uns in folgendem Rahmen:
- Abo Basic: CHF 19.90 pro Monat
- Abo Standard: CHF 39.90 pro Monat
- Abo Plus: CHF 64.90 pro Monat
- Abo Premium: CHF 124.90 pro Monat
- Abo Enterprise (mehr als 5000 Dokumente pro Jahr): massgeschneiderte Lösung und Preise auf Transaktionsbasis
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich die Firmenpost umleiten? 
Um die Firmenpost umzuleiten, müsst ihr einen Business Account eröffnen und vollständig registrieren. Sobald der Account aktiv ist, könnt ihr die Umleitung direkt im Portal aktivieren und bei Bedarf auch weitere Zweigstellen in die Umleitung einschliessen.
Wichtig: Um einen Business Account zu eröffnen, müsst ihr euch zuerst als Privatpersonen registrieren. Das könnt ihr jederzeit kostenlos tun. Es geht darum, dass nur identifizierte und verifzierte Personen einen PEAX Account eröffnen dürfen.
Was kostet eine Postumleitung?
Die Postumleitung ist in den PEAX Abos inkludiert, hier findest du die Preise.
Was passiert mit nicht-scanbarer Post?
Nicht-scanbare Elemente wie Kreditkarten oder personalisierte Zeitschriften und Broschüren werden automatisch an die Firmenadresse gesandt und physisch zugestellt.
Was ist, wenn ich ein Dokument als Original benötige?
Dokumente können innerhalb von 30 Tagen als Originale bestellt werden. Hier geht es zum Blogbeitrag über die rechtliche Gültigkeit digitaler Dokumente.
Andrea Elmer
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
