LoginWarum KMUs auf digitale Lösungen für die Postbearbeitung setzen sollten
Claudia Mühlherr,
02. Mai 2024
In diesem Zusammenhang spielen Best Practice-Methoden eine entscheidende Rolle. Sie bieten eine solide Grundlage für die Implementierung digitaler Lösungen, indem sie auf bewährten Verfahren basieren, die sich in der Praxis als effektiv erwiesen haben. Die Beachtung von Briefgeheimnis und Datenschutz ist dabei von zentraler Bedeutung, um die Integrität und Sicherheit der verarbeiteten Informationen zu gewährleisten.
Erfahre in diesem Artikel, wie eine digitale Poststelle funktioniert, welche Vorteile sie für die Ablauforganisation bietet und wie Unternehmen ihren Weg in die digitale Postbearbeitung ebnen. Die digitale Transformation der Postbearbeitung ermöglicht es KMUs, in der modernen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Was macht eine digitale Poststelle aus?
Eine digitale Poststelle ist eine zentrale Einrichtung zur effizienten Verwaltung und Verteilung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Dank der Integration von künstlicher Intelligenz kann sie verschiedene Dokumententypen nicht nur erkennen, sondern auch entsprechend klassifizieren und zur Postverteilung vorbereiten. Dieser Prozess umfasst das Scannen und Konvertieren der eingehenden physischen Dokumente in digitale Dokumente, die dann für die Verteilung an die zuständigen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Ebenso können digitale Kanäle angebunden und deren Inhalte ebenso aufbereitet und verteilt werden. Das Ziel ist es, alle administrativ und buchhalterisch relevanten Dokumente an einem Ort zusammenzuführen, zu klassifizieren und zu verteilen.
Die Fähigkeit, eine breite Palette von Dokumententypen zu verarbeiten, macht die digitale Poststelle zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Unternehmen. Sie ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden. Die digitale Poststelle trägt somit massgeblich zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei.
Definition und Konzept der digitalen Poststelle
Die digitale Poststelle ist ein Konzept, das den Übergang vom physischen zum digitalen Umgang mit eingehenden Dokumenten in einem Unternehmen darstellt. Je nach Unternehmen können die spezifischen Funktionen variieren, aber das grundlegende Prinzip bleibt gleich: die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Dokumente. Dieser Arbeitsschritt umfasst die Umwandlung von physischen in digitale Dokumente mittels Scanning, gefolgt von OCR und Data Capturing. Aus unstrukturierten werden strukturierte Daten, die an weitere Systeme übermittelt werden können.
Zu den Vorteilen der Digitalisierung zählen kürzere Wartezeiten und eine fachgerechte Bearbeitung, die durch die Ordnung in den Prozessstrukturen ermöglicht wird. Die Einrichtung einer digitalen Poststelle hilft, die Effizienz zu steigern, indem sie Büroflächen für Archivierung und tägliche Arbeiten reduziert, da weniger Papier benötigt wird. Dies trägt zu einem ordentlichen und effizienteren Büroumfeld bei.
Der Unterschied zwischen manueller und digitaler Postbearbeitung
Die manuelle Postbearbeitung erfordert physische Handlungen wie das Öffnen, Sortieren und Weiterleiten von Poststücken an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeitenden. Diese traditionelle Methode ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da sie stark von der menschlichen Leistung abhängig ist. Im Gegensatz dazu steht die digitale Postbearbeitung, die automatisierte Prozesse nutzt, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.
Die digitale Postbearbeitung transformiert eingehende Dokumente in ein digitales Format, das leichter zu verwalten, zu durchsuchen und zu archivieren ist. Unternehmen profitieren von einer schnelleren Bearbeitungszeit und einer verbesserten Zugänglichkeit der Informationen. Die Umstellung von manueller zu digitaler Postbearbeitung repräsentiert eine signifikante Modernisierung der internen Prozesse, die zur Gesamteffizienz des Unternehmens beiträgt.
Vorteile der digitalen Poststelle
Die Einführung einer digitalen Poststelle bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Grösse. Zum einen verbessert sie die Effizienz der Dokumentenverwaltung erheblich, indem sie den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Post und Dokumenten reduziert. Zum anderen unterstützt sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen durch sichere digitale Speicher- und Zugriffssysteme, die den Schutz sensibler Informationen gewährleisten.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Kostenersparnis: Die Digitalisierung der Postbearbeitung reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und minimiert die Ausgaben für Druck- und Versanddienstleistungen. Zudem ermöglicht der digitale Zugang zu Dokumenten eine schnellere Entscheidungsfindung und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern.
Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Prozesse
Digitale Prozesse spielen eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten in Unternehmen. Durch die Automatisierung der Postbearbeitung können Dokumente schneller verarbeitet und verteilt werden, was zu einer signifikanten Zeitersparnis im gesamten Unternehmen führt. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit dem manuellen Sortieren und Verteilen von Post zu verbringen.
Kostenersparnisse ergeben sich durch die Reduzierung des Papierverbrauchs, des physischen Speicherbedarfs und der damit verbundenen Verwaltungsaufgaben. Die digitale Archivierung von Dokumenten senkt zudem die Risiken, die mit dem Verlust oder der Beschädigung physischer Dokumente verbunden sind. Insgesamt tragen digitale Prozesse zu einer schlankeren, effizienteren und kostengünstigeren Betriebsführung bei.
Der Weg zur Digitalisierung der Postbearbeitung
Die Digitalisierung der Postbearbeitung ist ein schrittweiser Prozess, der mit der Bewertung der bestehenden Postbearbeitungsverfahren beginnt. Unternehmen müssen ihre aktuellen Abläufe analysieren und Bereiche identifizieren, in denen digitale Lösungen eine Verbesserung darstellen würden. Die Auswahl der richtigen Technologie und der passenden Softwarelösungen ist entscheidend für den Erfolg dieses Übergangs.
Die Implementierung beginnt mit der Schulung der zuständigen Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind. Jedes Dokument, das ins Unternehmen kommt, sollte von Anfang an digital erfasst und über ein digitales System an den zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. Dieser Prozess erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen, um eine reibungslose Umstellung und Integration in die bestehenden digitalen Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
Dein Weg zum papierarmen Büro
Der Übergang zu einem papierarmen Büro beginnt mit der Digitalisierung des Posteingangs, einem kritischen Schritt, der die Grundlage für weitere Digitalisierungsmassnahmen bildet. Durch die Umstellung auf digitale Posteingangsprozesse können Unternehmen den physischen Papierfluss erheblich reduzieren und somit einen wichtigen Beitrag zur Umwelt leisten. Gleichzeitig verbessern sie die Zugänglichkeit und Verwaltbarkeit von Dokumenten.
Die kontinuierliche Optimierung und Anpassung der digitalen Prozesse ist entscheidend, um die Vorteile eines papierarmen Büros voll auszuschöpfen. Die Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf neue Technologien und Arbeitsweisen ist dabei ein wesentlicher Aspekt. So wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, da sie von den Vorteilen moderner und umweltfreundlicher Arbeitsmethoden profitieren.
Einführung in einen digitalen Posteingang
Die Einführung eines digitalen Posteingangs ist ein entscheidender Schritt hin zu effizienteren Arbeitsabläufen und bildet das Fundament für die digitale Transformation der Postbearbeitung in einem Unternehmen. Dieser Prozess beginnt mit der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, die in der Lage ist, eingehende Post zu scannen, zu klassifizieren und elektronisch zu verteilen. Die Implementierung solcher Systeme ermöglicht es, den Posteingang in Echtzeit zu verarbeiten und den Zugriff auf Dokumente zu beschleunigen. Ein weiterer entscheidender Vorteil dieser digitalen Lösungen ist die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren und zu verwalten, was zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften beiträgt. So stehen Unternehmen leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Compliance sicherstellen.
Um den grösstmöglichen Nutzen aus einem digitalen Posteingang zu ziehen, ist es wichtig, klare Richtlinien für die Handhabung und Archivierung digitaler Dokumente zu erstellen. Die Schulung der Mitarbeitenden spielt auch hier eine zentrale Rolle, da sie sicherstellen muss, dass alle Beteiligten mit den neuen Prozessen vertraut sind und diese effektiv nutzen können. Eine erfolgreiche Einführung verbessert nicht nur die interne Kommunikation, sondern trägt auch zu einer signifikanten Reduzierung der Papiermengen bei, die täglich in einem Unternehmen anfallen.
Optimierung der digitalen Postbearbeitung
Die Optimierung der digitalen Postbearbeitung beginnt mit der Analyse der bestehenden Prozesse und der Identifikation von Verbesserungspotentialen. Ein Schlüsselelement hierbei ist die Implementierung eines digitalen Posteingangs, der eine schnelle und effiziente Verarbeitung von eingehenden Dokumenten ermöglicht. Durch die Digitalisierung des Posteingangs können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und die Transparenz erhöhen.
Ein weiterer wichtiger Schritt zur Optimierung ist die Integration der digitalen Postbearbeitung in bestehende Geschäftsprozesse. Dies umfasst die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie die Zuweisung von Dokumenten zu zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen. Durch die nahtlose Integration dieser Prozesse können Unternehmen eine durchgängige digitale Arbeitsumgebung schaffen, die die Produktivität steigert und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt.
Digitale Archivierung und Dokumenten-Management
Die digitale Archivierung und das Dokumenten-Management sind zentrale Bestandteile einer effizienten Postbearbeitung. Durch den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) können Unternehmen ihre Dokumente sicher und strukturiert speichern, was eine schnelle Wiederauffindbarkeit gewährleistet. Zusätzlich ermöglichen diese Systeme die Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch die automatische Archivierung von Dokumenten gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Von der digitalen Signatur bis zur Rechnungsverarbeitung
Die digitale Transformation der Postbearbeitung umfasst auch fortschrittliche Funktionen wie die digitale Signatur und die elektronische Rechnungsverarbeitung. Die digitale Signatur bietet eine sichere Methode zur Validierung von Dokumenten und trägt zur Beschleunigung von Genehmigungsprozessen bei. Dies ist besonders vorteilhaft in Umgebungen, in denen Verträge und andere rechtlich bindende Dokumente schnell und effizient bearbeitet werden müssen.
Die elektronische Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Zahlung von Rechnungen. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand erheblich, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern. Durch die Integration dieser Technologien in die digitale Postbearbeitung können Unternehmen ihre Prozesse weiter optimieren, Kosten senken und gleichzeitig die Compliance sicherstellen.
Intelligente Dokumentendigitalisierung und digitale Akten
Intelligente Dokumentendigitalisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologien wie OCR (Optische Zeichenerkennung), um gedruckte wie auch bereits digitale Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Formate umzuwandeln. Diese Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Postbearbeitung, da sie eine schnelle Erfassung und Verarbeitung von Papierdokumenten ermöglicht. Digitale Dokumente bieten zudem eine übersichtliche und sichere Speicherung, die jederzeit und von überall zugänglich sind.
Die Kombination aus intelligenter Dokumentendigitalisierung und digitalen Akten führt zu einer erheblichen Verbesserung der Zugänglichkeit und Verwaltbarkeit von Informationen. Dies trägt nicht nur zu einem effizienten Ressourceneinsatz bei, sondern erleichtert auch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, da der Zugriff auf sensible Informationen kontrolliert und protokolliert werden kann. Insgesamt ermöglichen diese Technologien eine nahtlose und sichere digitale Postbearbeitung.
Praktische Umsetzung im Unternehmen
Die praktische Umsetzung digitaler Postbearbeitungslösungen beginnt mit einer gründlichen Planung und der Auswahl der richtigen Technologien, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Es ist entscheidend, alle relevanten Stakeholder in den Prozess einzubeziehen und Schulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden mit den neuen Systemen effektiv arbeiten können. Zudem sollte ein schrittweiser Implementierungsansatz gewählt werden, um Unterbrechungen des Betriebs zu minimieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Bewertung und Anpassung der eingeführten Lösungen. Feedback von Mitarbeitenden sollte genutzt werden, um die Prozesse weiter zu optimieren und die Benutzerfreundlichkeit der Systeme zu verbessern. Durch regelmässige Überprüfungen und Updates kann sichergestellt werden, dass die digitalen Postbearbeitungslösungen effizient funktionieren und den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Sicherheit und Datenschutz in der digitalen Postbearbeitung
Die Sicherheit und der Schutz von Daten sind von höchster Bedeutung in der digitalen Postbearbeitung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Systeme und Prozesse die strengen Datenschutzbestimmungen erfüllen, um sensible Informationen zu schützen. Dies umfasst die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien, sicheren Authentifizierungsverfahren und regelmässigen Sicherheitsaudits, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Ausblick und Fazit: Die Zukunft der digitalen Postbearbeitung
Die digitale Postbearbeitung steht an der Schwelle zu einer neuen Ära, in der Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eine immer wichtigere Rolle spielen werden. Diese Entwicklungen versprechen eine weitere Steigerung der Effizienz und eine signifikante Reduktion der Bearbeitungszeiten. Die Vorteile der digitalen Postbearbeitung, wie Kostenersparnis, verbesserte Zugänglichkeit und gesteigerte Sicherheit, werden Unternehmen auch in Zukunft dazu bewegen, ihre Postbearbeitungsprozesse zu digitalisieren.
Der digitale Posteingang wird als zentrales Element in diesem Prozess fungieren, indem er eine effiziente und automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente ermöglicht. Die Verwendung digitaler Daten wird die Basis für eine intelligente und vernetzte Arbeitsumgebung schaffen, in der Informationen schnell und sicher ausgetauscht werden können. Insgesamt wird die fortschreitende Digitalisierung der Postbearbeitung die Arbeitswelt nachhaltig verändern und Unternehmen dabei unterstützen, in einem immer dynamischeren Marktumfeld erfolgreich zu sein.
Nachhaltigkeit und Effizienz als treibende Kräfte
Nachhaltigkeit und Effizienz sind die Hauptpfeiler, auf denen die digitale Transformation der Postbearbeitung in Unternehmen aufbaut. Durch den Übergang zu digitalen Lösungen können Unternehmen ihren ökologischen Fussabdruck deutlich reduzieren, da weniger Papier benötigt wird und Transportwege für physische Dokumente entfallen. Dies trägt nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern optimiert auch die Geschäftsprozesse, indem es die Bearbeitungszeit verkürzt und Ressourcen effizienter einsetzt.
Die Kombination aus Nachhaltigkeit und Effizienz schafft somit nicht nur einen Mehrwert für das Unternehmen selbst, sondern trägt auch zu einer verantwortungsvolleren und zukunftsfähigen Geschäftswelt bei.
Wer ist PEAX?
PEAX der digitale Briefkasten für Online Post in Schweizer Unternehmen
Die PEAX AG mit Sitz in Luzern (Schweiz) wurde im September 2014 gegründet und hat sich das Ziel gesetzt, den Papierkram von Unternehmen und Privatpersonen zu reduzieren und mit dem digitalen Briefkasten den zentralen digitalen Eingangskanal in die Administration zu schaffen.
Mit dem Ziel, Menschen und Unternehmen von unnötigem Administrationsaufwand zu befreien und ihnen so mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Alltag und im Business zu verschaffen, hat der Firmengründer und Visionär Stefan Hermann mit PEAX den Briefkasten der Zukunft entwickelt.
Bis heute hat PEAX über 6.000 Business- und Privatkunden dabei unterstützt, ihre Dokumentenflut und die dazugehörige Ablage komplett digital zu managen.
Hast du Fragen oder möchtest du mehr über den digitalen Briefkasten von PEAX erfahren?
Weitere Beiträge zur digitalen Transformation
Claudia Mühlherr
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
