LoginWelcher Digital Mailroom passt zu deinem Unternehmen?
Claudia Mühlherr,
31. Oktober 2023
Eine umfassende Analyse der besten Digital Mailroom-Lösungen auf dem Schweizer Markt.
Was ist ein Digital Mailroom?
Ein Digital Mailroom (auch bekannt als elektronischer Posteingang) ist ein System, welches Unternehmen dabei unterstützt, den physischen Posteingang zu digitalisieren und effizienter zu verarbeiten. Traditionell wird die Post in Unternehmen manuell sortiert, geöffnet und an die entsprechenden Mitarbeitenden oder Abteilungen weitergeleitet.
Ein Digital Mailroom automatisiert diesen Prozess, indem er die eingehende physische Firmenpost digitalisiert, sie in elektronischer Form erfasst und die relevanten Informationen extrahiert. Dies geschieht in der Regel durch den Einsatz von Scannern, optischer Zeichenerkennung (OCR) und intelligenter Software. Die digitalisierten Dokumente und die extrahierten Daten werden dann elektronisch an die zuständigen Empfänger:innen weitergeleitet.
Weniger Papierkram: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
Was sind die Vorteile eines Digital Mailrooms?
Der Vorteil eines Digital Mailrooms besteht darin, dass er den Posteingang schneller und effizienter macht. Die Digitalisierung der Post ermöglicht es Unternehmen, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, die Weiterleitung an die richtigen Personen zu automatisieren und den Verlust oder die Verzögerung von Poststücken zu reduzieren. Darüber hinaus können digitale Dokumente leichter archiviert, durchsucht und mit anderen digitalen Geschäftsprozessen verknüpft werden.
Ein Digital Mailroom kann auch andere Funktionen wie die automatische Klassifizierung von Dokumenten, die Erkennung von Anhängen und die Weiterleitung von E-Mails umfassen. Durch die Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Content-Management-Systemen oder Customer-Relationship-Management-Systemen kann ein Digital Mailroom nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden.
Was sind gute Digital Mailroom-Lösungen?
Bei der Auswahl einer guten Digital Mailroom-Lösung gibt es mehrere wichtige Kriterien zu beachten. Eine Digital Mailroom-Lösung sollte über eine Reihe von Funktionen verfügen, um den gesamten Prozess der digitalen Postbearbeitung zu optimieren. Hier sind einige der wichtigsten Merkmale, die gute Anbieter mitbringen sollten:
| 1 | Digitale Posteingangserfassung | Ein guter Anbieter ermöglicht die nahtlose Erfassung von eingehender Post in digitaler Form. Dies kann durch verschiedene Methoden wie Scannen von physischen Dokumenten, E-Mail-Weiterleitung oder Integration mit anderen digitalen Plattformen erfolgen. |
| 2 | Dokumentenklassifizierung | Eine effektive Dokumentenklassifizierung ist von entscheidender Bedeutung. Inhalte von erfassten Dokumenten werden so analysiert und bestimmten Kategorien zu geordnet. Dies kann durch automatische Texterkennung und maschinelles Lernen erfolgen. Zum Beispiel können dadurch Rechnungen direkt als solche erkannt und entsprechend eingeordnet werden. |
| 3 | Automatische Indexierung | Relevante Informationen werden aus den Dokumenten extrahiert und es werden automatisch Indexdaten erstellt, die für die spätere Suche und Kategorisierung verwendet werden können. Dies erleichtert die schnelle und effiziente Dokumentensuche. |
| 4 | Collaboration / Multi-User / Rollen und Zugangsmanagement | Die kollaborativen Funktionen einer Digital Mailroom-Software im Hinblick auf Gruppenrollen, Multi-User-Einsatz und das Management der Zugriffsberechtigungen ermöglichen es Unternehmen, gleichzeitig mit mehreren Anwendern an einem Projekt zu arbeiten und ihre Rollen und Zugriffsrechte entsprechend festzulegen, um eine effiziente Zusammenarbeit und Kontrolle über den Zugriff auf Daten und Funktionen zu gewährleisten. |
| 5 | Payment / Multibanking | Bietet ein Anbieter zusätzliche Funktionen zur automatischen Erfassung von Rechnungsdaten, zur Verarbeitung von Zahlungen und zur Nachverfolgung von Zahlungsstatus, können Unternehmen auch nachgelagerte Workflows vereinfachen. |
| 6 | Smarte Suche | Eine leistungsstarke Suchfunktion ist unerlässlich, um in der digitalen Ablage gezielt nach spezifischen Dokumenten, Tags oder Informationen suchen zu können und Suchzeiten zu verkürzen. Intelligente Suchalgorithmen, Schlagwort-Tags und Filteroptionen sind einige der Funktionen, die ein guter Anbieter bereitstellen sollte. |
| 7 | Digitale Ablage | Der Anbieter sollte mit seinem Digital Mailroom eine sichere und strukturierte digitale Ablage bieten, um alle erfassten Dokumente effizient zu speichern und zu verwalten. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen. |
| 8 | Sicherheit und Compliance | Der Anbieter stellt sicher, dass sensible Informationen geschützt werden und die Compliance-Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden. Dies kann durch Zugriffkontrollen, Verschlüsselung und Audit-Trails erreicht werden. |
Welche Digital Mailroom-Anbieter gibt es auf dem Schweizer Markt?
In der Schweiz gibt es verschiedene Digital Mailroom-Anbieter. Manche
bieten lediglich einen Scanning-Service an, bei dem physische Post und Dokumente gescannt und digital verfügbar gemacht werden. Andere haben sich auf das effektive Dokumentenmanagement spezialisiert und ermöglichen ihren Kunden eine elektronische Verwaltung sowie eine effiziente Nutzung ihrer gesamten Post und Dokumente. Es gibt jedoch nur wenige umfassende Lösungen in der Schweiz, die den Scanning-Service, den Postempfang, die Verteilung, das Rechnungsmanagement und eine digitale Ablage in einem Portal kombinieren und durchgängig abbilden. Diese Anbieter ermöglichen es ihren Kunden, ihre gesamte Post- und Dokumentenverwaltung auf digitalem Weg zu optimieren und zu automatisieren.
Wir haben für dich im Whitepaper einige relevante Anbieter aus der Schweiz und Unternehmen aus Deutschland, die den Service auch für die Schweiz anbieten, aufgelistet. Diese Aufzählung ist jedoch nicht abschliessend und soll dir eine erste Orientierung geben. Es ist wichtig zu beachten, dass der Markt ständig wächst und sich verändert. Es gibt möglicherweise neue Anbieter, die in den Markt eingetreten sind oder spezialisierte Lösungen für bestimmte Branchen anbieten.
Auswahl eines passenden Digital Mailroom-Anbieters
Bei der Auswahl eines Anbieters solltest du somit deine spezifischen Anforderungen und die angebotenen Funktionen und Services sorgfältig prüfen. Nutze auch Test-Zeiträume oder Live-Demos, um dir ein genaueres Bild über den Dienst zu machen oder die Eignung für deine individuellen Anforderungen besser beurteilen zu können. Das PEAX Team steht dir dabei für Rückfragen oder mit einer kostenfreien, 30-minütigen Live-Demo gerne zur Verfügung.
Unverbindliches Kennenlernen – Gib uns 30 Minuten
Wir zeigen dir live, wie du in wenigen Minuten deinen neuen digitalen Briefkasten einrichtest.
Claudia Mühlherr
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
