LoginOnline Post – Automatisieren von Workflows rund um die digitale Postverarbeitung
Claudia Mühlherr,
28. Februar 2024
Was ist eine Post-App und wie funktioniert die Online Post per App?
Eine Post-App ist eine Anwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Postverarbeitung zu digitalisieren und die Briefpost auf digitalem Wege standortunabhängig abzurufen. Durch die Integration in die betrieblichen Arbeitsabläufe können Unternehmen mit modernen Post-Apps wie PEAX verschiedene Prozesse automatisieren, darunter das Einscannen, Empfangen und Verwalten von Briefen oder auch die digitale Rechnungseingangsverarbeitung, einschließlich Freigabe- und Zahlungs-Workflows.
Wie kann eine Post-App bei der digitalen Postverarbeitung helfen?
Durch die Verwendung einer Post-App können Unternehmen ihren Posteingang digitalisieren, zentralisieren und die manuellen Arbeitsschritte reduzieren. Eine Post-App ermöglicht es, Briefe online zu empfangen, sicher an die richtigen Empfänger zu verteilen und in digitalisierter Form zu archivieren. Dies trägt maßgeblich dazu bei, die Effizienz in der Postverarbeitung zu steigern, Arbeitsabläufe in der Verwaltung zu optimieren und gleichzeitig eine hohe Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten.
Welche Funktionen bietet eine Post-App rund um das Empfangen digitaler Briefpost?
Eine Post-App bietet die Funktionalität, Briefpost digital zu empfangen, zu verteilen, Freigabe-Workflows anzustoßen oder auch Berechtigungen zu managen. Durch die Integration von Postscan-Technologien, z. B. über die Postumleitung an zentrale Scanning-Center, ermöglicht etwa die Post-App Unternehmen, ihre Posteingänge vollständig digital zu verarbeiten und die bürointernen Prozesse zu verschlanken. Durch die Automatisierung des Scannens und Archivierens von empfangener Briefpost können Unternehmen ihre Workflows nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltig papierarm oder gar papierlos gestalten.
Wie erfolgt der Freigabeprozess bei der Nutzung einer Post-App?
Bei der Nutzung einer Post-App erfolgt der Freigabeprozess für empfangene Briefe und Dokumente ebenfalls durchgängig digital. Das bedeutet, dass berechtigte Mitarbeitende die digitalisierten Briefe einsehen, prüfen und freigeben können, ohne diese physisch ausdrucken zu müssen. Dies optimiert nicht nur die Arbeitsabläufe in der Postverarbeitung, sondern unterstützt auch die Umstellung auf ein papierloses Büro.
Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten im Büroalltag?
Ein digitaler Briefkasten ist eine innovative Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Posteingang zu digitalisieren und zu organisieren. Im Vergleich zur herkömmlichen Briefpost bietet ein digitaler Briefkasten verschiedene Mehrwerte und ermöglicht eine schlanke Büroorganisation und einfache Verwaltung von digitalisierten Briefen und Dokumenten.
Welchen Vorteil bietet die Online Post per digitalen Briefkasten gegenüber herkömmlicher Briefpost?
Ein digitaler Briefkasten bietet insbesondere den Vorteil, dass Unternehmen ihre Posteingänge digital verwalten und zentral organisieren können. Insbesondere Unternehmen mit dezentralen Organisationsstrukturen bzw. verteilten Standorten profitieren von der digitalen Online Post, da sie standortübergreifend und ohne Zeitverzug bereitgestellt wird. Durch die digitale Erfassung und Archivierung von Postsendungen entfällt zudem die manuelle Sortierung und Ablage von physischen Briefen. Dies trägt dazu bei, das Office Management zu vereinfachen und Arbeitsabläufe mit weniger Ressourceneinsatz zu gestalten.
Wie wird Post über einen digitalen Briefkasten organisiert und verwaltet?
In einem digitalen Briefkasten werden die eingehenden Briefsendungen gescannt, in digitale Formate umgewandelt und in einer digitalen Postbox organisiert. Unternehmen können die digitalen Briefe an die zuständigen Mitarbeitenden direkt weiterleiten und die Postverteilung dadurch deutlich erleichtern. Zudem ermöglicht ein digitaler Briefkasten die schnelle und gezielte Suche nach bestimmten Dokumenten, was Recherche-, Informations- und Suchzeiten im betrieblichen Alltag erheblich reduziert.
Auf welche Weise unterstützt ein digitaler Briefkasten das papierlose Büro?
Ein digitaler Briefkasten trägt maßgeblich zur Umsetzung eines papierlosen Büros bei, da er die Digitalisierung, Verwaltung und Organisation von eingehender Post ermöglicht und die nachgelagerten Prozess rund um die Postverarbeitung optimiert. Die Reduktion von Papierdokumenten und die Umstellung auf digitale Postverarbeitung unterstützen nicht nur ökologische Nachhaltigkeit, sondern erlauben auch Kosteneinsparungen für Material und in der Büroverwaltung.
Brief Sortierprozess
https://www.jungfrauzeitung.ch/artikel/159841
17.4.2023
Optimierung des Dokumentenmanagements durch automatisierte Postumleitung
Unternehmen können ihre Büroorganisation entscheidend verbessern, indem sie Postumleitungen zu zentralen Scanning-Centern einrichten und die Verteilung von firmeninterner Post mit Hilfe von konfigurierbaren Workflows vereinfachen. Durch den Einsatz von Postumleitungslösungen sind Unternehmen in der Lage, die Bereitstellung- und Bearbeitungszeiten der Firmenpost zu verkürzen und Skontopotenziale durch schnelle Rechnungseingangs- und Freigabeprozesse zu erschließen.
Welche Rolle spielt die automatisierte Postumleitung bei der Verwaltung von firmeninterner Post?
Die automatisierte Postumleitung spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von firmeninterner Post, da sie die reibungslose Verteilung und Bearbeitung von Postsendungen ermöglicht. Das automatisierte Routing von Briefen und Dokumenten unterstützt die Büroverwaltung und trägt dazu bei, dass wichtige und sensible Unterlagen nicht nur zeitnah, sondern auch mit der gebotenen Datensicherheit bei den zuständigen Mitarbeitenden ankommen.
Welche Schritte sind erforderlich, um eine Postumleitung einzurichten?
Um eine Postumleitung für die firmeninterne Briefpost einzurichten, sollten Unternehmen geeignete Postumleitungslösungen in ihre Büroabläufe integrieren. Dies umfasst die Auswahl einer geeigneten Software oder App, die es ermöglicht, Postsendungen automatisch zu leiten und zu verwalten. Zudem ist eine klare Definition der Zuständigkeiten und Prozesse erforderlich, um eine reibungslose Postumleitung an die richtigen Stabstellen sicherzustellen.
Einrichtung und Verwaltung der digitalen Postverarbeitung durch Postscan-Technologien
Die Einrichtung und Verwaltung eines papierlosen Büros wird durch den Einsatz von Postscan-Technologien maßgeblich unterstützt. Unternehmen können mithilfe von Postscan-Technologien Teile ihrer Büroverwaltung kosteneffizient auslagern und die Umstellung auf papierlose Arbeitsabläufe und die Digitalisierung sämtlicher dokumenten-basierter Prozesse vorantreiben.
Wie unterstützt die Integration von Postscan-Technologien die Verwaltung eines papierlosen Büros?
Mit Online-Postservices können Dokumente sofort nach dem Erhalt eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden. Die digitale Postverarbeitung ermöglicht es Mitarbeitenden, von überall aus auf wichtige Dokumente zuzugreifen, was Flexibilität und Mobilität fördert. Darüber hinaus sorgt die Integration von Postscan-Technologien für eine verbesserte Sicherheit und Datenschutzstandards, da sensible Informationen verschlüsselt gespeichert werden. Dies trägt dazu bei, die Risiken im Zusammenhang mit physischen Dokumenten zu minimieren.
Welche Aspekte müssen bei der Einrichtung und Verwaltung von Postscan-Technologien berücksichtigt werden?
Bei der Einrichtung und Verwaltung von Postscan-Technologien sollten Unternehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen, darunter die Auswahl geeigneter Scan- und Archivierungslösungen - sofern nicht bereits integriert - sowie die Implementierung entsprechender Workflows. Eine klare Definition der Zuständigkeiten und Prozesse ist zudem entscheidend, damit manuelle Prüf-, Rückführungs- und Nachbearbeitungsschritte vermieden werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, dass die ausgewählten Lösungen zur digitalen Postverarbeitung den individuellen Anforderungen ihres Unternehmens entsprechen. Die Nutzung von Online-Postdiensten erfordert auch eine sorgfältige Prüfung der Sicherheitsvorkehrungen, um vertrauliche Informationen zu schützen. Die Bereitstellung von Schulungen für Mitarbeitende im Umgang mit den neuen Technologien ist ebenfalls ein wichtiger Schritt, um ihre Akzeptanz und Effektivität zu gewährleisten. Insofern spielt nicht nur der Funktionsumfang des digitalen Briefkastens und der Postscan-Technologien eine große Rolle, sondern auch das Onboarding- und Beratungsangebot des Plattformbetreibers.
Wer ist PEAX?
PEAX der digitale Briefkasten für Online Post in Schweizer Unternehmen
Die PEAX AG mit Sitz in Luzern (Schweiz) wurde im September 2014 gegründet und hat sich das Ziel gesetzt, den Papierkram von Unternehmen und Privatpersonen zu reduzieren und mit dem digitalen Briefkasten den zentralen digitalen Eingangskanal in die Administration zu schaffen.
Mit dem Ziel, Menschen und Unternehmen von unnötigem Administrationsaufwand zu befreien und ihnen so mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Alltag und im Business zu verschaffen, hat der Firmengründer und Visionär Stefan Hermann mit PEAX den Briefkasten der Zukunft entwickelt.
Bis heute hat PEAX über 6.000 Business- und Privatkunden dabei unterstützt, ihre Dokumentenflut und die dazugehörige Ablage komplett digital zu managen.
Hast du Fragen oder möchtest du mehr über den digitalen Briefkasten von PEAX erfahren?
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Claudia Mühlherr
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
