LoginEndlich weniger Papierberge: Débora im Interview
Liebe Débora, was begeistert dich am meisten am digitalen Briefkasten? Welche konkreten Vorteile bietet er dir bei deiner täglichen Arbeit in der Boutique?
Der grösste Vorteil ist sicherlich, dass ich den Briefkasten nicht mehr leeren muss, sondern die ganze Firmenpost digital empfange. Auch das Scannen der zahlreichen Belege fällt weg, was mir sehr viel Zeit spart. Ein weiterer «Zeitfresser» war zudem das Entsorgen von Papier und das Schreddern von heiklen Daten. Alles in allem spare ich mit PEAX viel Zeit in der täglichen Administration und kann mich Aufgaben widmen, die mir wichtig sind und mehr Spass bereiten, wie beispielsweise die Kundenberatung.
Wie schnell war dein digitaler Briefkasten mit samt der Postumleitung eingerichtet?
Das Einrichten unseres digitalen Briefkasten ging ganz flott und einfach. Zudem unterstützte uns das PEAX Team in der Beta-Phase bei der Einrichtung und erklärte uns, wie wir das Tool optimal nutzen können. Wir entschieden uns daher auch gleich dazu, die Postumleitung einzurichten, so dass sämtliche Post direkt zu uns gelangt. Dies stellten wir jedoch aus Kostengründen nach sechs Monaten wieder ein (die Postumleitung kostet 30 Franken im Monat). Unsere Lieferanten informierten wir anschliessend darüber, unsere PEAX Adresse für die Postzustellung zu nutzen – jedoch noch nicht bei allen funktioniert dies reibungslos.
Wie nutzt du PEAX im Tagesgeschäft und wo sparst du am meisten Zeit?
Ich nutze PEAX vor allem für das Empfangen, Taggen und Archivieren von Rechnungen und Belegen, die ich via PEAX erhalte. Dank der Ordnerstruktur und Suchfunktion gewinne ich an Übersicht und vermeide Papierberge. Die Dokumente kann ich einfach als PDF im Buchhaltungssystem abspeichern und verwalten. Am meisten Zeit spare ich beim Thema Scanning. Normalerweise musste ich sämtliche Rechnungen und Belege manuell scannen und ablegen. Mit PEAX erhalte ich alle Unterlagen im digitalen Briefkasten.
«Alles in allem spare ich mit PEAX viel Zeit in der täglichen Administration und kann mich Aufgaben widmen, die mir wichtig sind und mehr Spass bereiten, wie beispielsweise die Kundenberatung.»
Wie findest du die Usability? Auf welchen Geräten nutzt du PEAX vorwiegend?
Momentan nutze ich PEAX «nur» auf dem Computer, da ich im Büroalltag überwiegend am Computer arbeite, wenn ich Administratives erledige. Mit der Usability bin ich sehr zufrieden. Rechnungen und Briefe lassen sich mit einem Klick taggen, archivieren oder herunterladen. Die Bedienung ist intuitiv. Das digitale Archiv sorgt für Transparenz und das schnelle Auffinden von Dokumenten.
Inwiefern nutzt und profitierst du vom digitalen Archiv und vom Multibanking?
Das digitale Archiv nutze ich rege, da ich das Ordnersystem mit den verschiedenen Tags sehr nützlich finde. Zudem brauche ich keine physischen Ordner mehr. Das Multibanking könnte ich noch erweitern, in dem ich Rechnungen nicht nur in PEAX erhalte und archiviere, sondern auch gleich bezahle.
Würdest du den digitalen Briefkasten anderen Unternehmen weiterempfehlen?
Auf jeden Fall. PEAX hilft mir bei der effizienten Abwicklung der gesamtem Firmenpost. PEAX erleichtert die tägliche Administration und macht Routineaufgaben überflüssig, wie beispielsweise das Leeren des Briefkastens und das Scannen und Ablegen von Dokumenten. Ich sehe grosses Potenzial, da PEAX die Digitalisierung in Firmen vorantreibt. Für DIE SCHMIEDE könnten wir PEAX noch etwas umfänglicher nutzen, um von allen Funktionen zu profitieren.
