LoginDigitale Transformation: Warum CEOs auf den digitalen Posteingang setzen sollten
Claudia Mühlherr,
17. April 2024
Der Übergang zur Digitalisierung deines Posteingangs bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter eine zeitnahe Eingangspostverarbeitung und einen effizienteren Einsatz der Ressourcen. Durch die Umwandlung von Dokumenten in digitale Dokumente werden diese nicht nur standortunabhängig schneller und einfacher zugänglich gemacht. Dieser Ansatz vermeidet auch die zeitaufwändige manuelle Handhabung und Lagerung physischer Dokumente, reduziert das Risiko von Verlust oder Beschädigung und führt zu einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs.
Ein weiteres Argument für die Digitalisierung des Posteingangs ist, dass keine standardisierte Aufbereitung dieser Dokumente erforderlich ist, um sie für die digitale Verarbeitung vorzubereiten. Stattdessen können Unternehmen Software zur automatischen Erkennung und Klassifizierung neuer Dokumente einsetzen. Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit bei der Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Dokumente in deinem Unternehmen.
Die Einführung einer digitalen Posteingangslösung ist ein wesentlicher Schritt in Richtung eines papierlosen Büros. Sie ermöglicht nicht nur eine verbesserte Dokumentenverwaltung und -archivierung, sondern trägt auch zur Digitalisierung und Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse bei. CEOs, die diesen Schritt in Betracht ziehen, positionieren ihr Unternehmen als fortschrittlich und effizient in einer zunehmend digitalisierten Welt.
Die Grundlagen des digitalen Posteingangs
Der digitale Posteingang ist eine technologische Lösung, die darauf abzielt, die Verarbeitung und Verwaltung von eingehenden Dokumenten zu digitalisieren und zu automatisieren. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, indem manuelle Prozesse minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt werden. Dies wird erreicht, indem physische Dokumente gescannt und in digitale Formate umgewandelt oder digitale Dokumente direkt elektronisch empfangen werden.
Durch die Implementierung eines digitalen Posteingangs können Unternehmen von einer zentralisierten und organisierten Verwaltung aller eingehenden Kommunikation profitieren. Dies umfasst nicht nur traditionelle Post, sondern auch E-Mails, Faxe und andere elektronische Dokumente. Die zentrale Speicherung und einfache Zugänglichkeit dieser Dokumente erleichtern die Suche und das Auffinden spezifischer Informationen erheblich, was wiederum die Produktivität und Effizienz nicht nur in der Verwaltung, sondern in allen Bereichen des Unternehmens steigert.
Was versteht man unter einem digitalen Posteingang?
Ein digitaler Posteingang ist eine Plattform oder ein System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre eingehende Post und Dokumentation digital zu empfangen, zu verarbeiten und zu verwalten. Dies ermöglicht es, Rechnungen direkt und automatisch zu erfassen, Dokumente zu scannen und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Die Technologie zielt darauf ab, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln oder digitale Kommunikation direkt in das System einzuspeisen.
Die Hauptvorteile eines digitalen Posteingangs liegen in der Effizienzsteigerung und der Zeitersparnis. Durch die Automatisierung der Dokumentenerfassung und -verarbeitung können Unternehmen manuelle Eingriffe reduzieren und sicherstellen, dass wichtige und sensible Informationen schneller und sicherer zur Verfügung gestellt werden. Dies führt zu verbesserten Geschäftsabläufen und einer reibungslosen Verwaltung der eingehenden Kommunikation.
Mit PEAX kann die Post kann einfach und sicher digital verteilt werden
Die Transformation zum papierlosen Büro
Die Einführung eines digitalen Posteingangs ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Durch die Digitalisierung eingehender Dokumente können Unternehmen ihren Papierverbrauch erheblich reduzieren, was nicht nur ökologisch vorteilhaft ist, sondern auch Kosten spart. Ein papierloses Büro ermöglicht es, Informationen schneller zu finden und zu teilen, gleichzeitig schaffen digitale Dokumente die Grundlage für verbesserte Datensicherheit und Datenschutz.
Diese Transformation erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und die Einführung geeigneter Technologien. Die Umstellung auf ein papierloses Büro bedeutet nicht nur die Reduzierung des Papierverbrauchs, sondern auch die Anpassung interner Prozesse und die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Systemen. Trotz der Herausforderungen, die dieser Übergang mit sich bringen kann, sind die langfristigen Vorteile für Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit unbestreitbar.
Anforderungen an den digitalen Posteingang
Die Implementierung eines digitalen Posteingangs erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung der funktionalen und technologischen Anforderungen, um eine effiziente und sichere Handhabung der eingehenden Dokumente zu gewährleisten. Wesentlich ist hierbei die Fähigkeit des Systems, eine Vielzahl von Dateiformaten zu unterstützen und diese automatisch in ein einheitliches Format zu konvertieren. Dies ermöglicht eine problemlose Weiterverarbeitung und Archivierung der Dokumente. Zugleich muss das System in der Lage sein, grosse Datenmengen zu verarbeiten und eine hohe Verfügbarkeit zu garantieren, um den kontinuierlichen Betrieb des Unternehmens nicht zu gefährden.
Eine moderne digitale Posteingangslösung sollte ebenfalls fortgeschrittene Technologien zur Verfügung stellen, wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die Automatisierung von Routineaufgaben zu verbessern und die Effizienz weiter zu steigern. Beispielsweise kann die automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten den Bearbeitungsprozess erheblich beschleunigen und zur Reduzierung von menschlichen Fehlern beitragen.
Anpassung der Workflows an Unternehmensbedürfnisse
Die erfolgreiche Einführung eines digitalen Posteingangs setzt voraus, dass die implementierten Workflows genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens abgestimmt sind. Dies beginnt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Abläufe und der Identifikation von Optimierungspotenzialen. Auf dieser Basis können digitale Workflows konzipiert werden, die nicht nur effizienter, sondern auch flexibler sind und eine bessere Anpassung an sich verändernde Anforderungen ermöglichen.
Ein zentraler Aspekt hierbei ist die Einbindung der zuständigen Mitarbeitenden in den Transformationsprozess. Durch ihre Erfahrungen und Kenntnisse können sie wertvolle Einblicke in die praktischen Anforderungen liefern und dazu beitragen, dass die digitalen Lösungen optimal zur Verfügung gestellt werden. Die kontinuierliche Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass sie die neuen Tools effektiv nutzen und zur kontinuierlichen Verbesserung der digitalen Workflows beitragen können.
Integration in bestehende Systeme
Die Integration eines digitalen Posteingangs in die bestehende IT-Infrastruktur ist ein entscheidender Schritt für den Erfolg der digitalen Transformation. Lösungen für den digitalen Posteingang müssen problemlos mit vorhandenen Anwendungen und Systemen, wie beispielsweise ERP- und Finanzbuchhaltungs-Software, kommunizieren können. Dies erfordert offene Schnittstellen und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung. Darüber hinaus ist die Skalierbarkeit des Systems von entscheidender Bedeutung, um mit dem Wachstum des Unternehmens und dem zunehmenden Digitalisierungsgrad Schritt halten zu können.
Eine nahtlose Anbindung sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und ermöglicht eine umfassende Digitalisierung der Dokumentenprozesse. Hierbei ist es wichtig, dass die gewählte Lösung kompatibel mit den vorhandenen Systemen ist und eine einfache Konfiguration ermöglicht, um den Implementierungsaufwand zu minimieren.
Die Flexibilität der Integration spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, da sie es Unternehmen ermöglicht, ihre digitalen Posteingangslösungen im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln und anzupassen, ohne dabei bestehende Systeme grundlegend ändern zu müssen. Durch die Nutzung offener Standards und APIs können Unternehmen eine hohe Interoperabilität zwischen verschiedenen Anwendungen sicherstellen und so eine effizientere und effektivere Verwaltung ihrer digitalen Post erreichen.
Bei PEAX ermöglicht die Schnittstelle App-Integrationen
Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wesentlicher Bestandteil der Integration eines digitalen Posteingangs. Durch diese Verbindung können eingehende Dokumente automatisch erfasst, indiziert und im richtigen Kontext innerhalb des DMS abgelegt werden. Dies vereinfacht nicht nur die Dokumentenverwaltung erheblich, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit und Sicherheit der Informationen. Für Unternehmen bedeutet dies einen erheblichen Gewinn an Effizienz und eine Verbesserung der Compliance.
Zusätzlich ermöglicht die Anbindung an ein DMS die Automatisierung von Workflows rund um die Dokumentenverarbeitung. Beispielsweise können Rechnungen direkt nach dem Eingang automatisch den zuständigen Mitarbeitenden zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden. Dies trägt zu einer schnelleren Bearbeitungszeit bei und reduziert das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern in der Dokumentenverarbeitung.
Hybride digitale Datenerfassung – Das Beste aus beiden Welten
Die hybride digitale Datenerfassung kombiniert die Vorteile der physischen und digitalen Welt, um Unternehmen eine effiziente und flexible Verarbeitung der eingehenden Post zu ermöglichen. Durch die Nutzung von Scannern und intelligenter Software werden physische Dokumente in digitale Kopien umgewandelt und in einem digitalen Archiv gespeichert. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen zu haben, ohne durch physische Akten suchen zu müssen.
Die Integration von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen in den Prozess der hybriden Datenerfassung verbessert die Genauigkeit der Datenextraktion und -klassifizierung. So können Unternehmen sicherstellen, dass die Zustellung ihrer wichtigen Dokumente effizient und fehlerfrei erfolgt. Dieser Ansatz bietet das Beste aus beiden Welten: die Schnelligkeit und Zugänglichkeit der digitalen Verarbeitung sowie die Vertrautheit und Sicherheit des physischen Dokuments.
Sicherheitsaspekte und Datenschutz
Die Sicherheit und der Datenschutz digitaler Posteingänge sind entscheidende Faktoren für Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen. Durch den Einsatz verschlüsselter Übertragungswege und sicherer Speicherlösungen können Firmen die Integrität und Vertraulichkeit ihrer Daten gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von Berechtigungssystemen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten, wodurch das Risiko von Datenlecks minimiert wird.
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSV oder DSGVO wird durch die Verwendung von Lösungen für den digitalen Posteingang vereinfacht. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie die Prinzipien des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen unterstützen. Somit können Unternehmen sicher sein, dass die Verarbeitung der digitalen Post nicht nur effizient, sondern auch konform mit aktuellen Gesetzen und Vorschriften erfolgt.
Datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer digitalen Post
Die datenschutzkonforme Verarbeitung digitaler Post ist ein zentrales Anliegen für Unternehmen, die sich für eine digitale Posteingangslösung entscheiden. Durch die Implementierung von Funktionen, die den Datenschutz unterstützen, wie etwa die Verschlüsselung von Daten und die sichere Authentifizierung von Nutzern, wird sichergestellt, dass die digitale Post in Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet wird.
Des Weiteren wird durch regelmässige Audits und die Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungstätigkeiten gewährleistet. Dies hilft nicht nur, die Compliance mit Datenschutzvorschriften zu demonstrieren, sondern stärkt auch das Vertrauen der Stakeholder in die Fähigkeit des Unternehmens, sensible Informationen sicher zu handhaben.
Volle Kontrolle über Personen, Berechtigungen und Verteilergruppen
Wir beraten und begleiten dich auf dem Weg zum papierlosen Büro
Die Entscheidung für einen digitalen Posteingang ist ein bedeutender Schritt in Richtung digitale Transformation. Um sicherzustellen, dass diese Entscheidung den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird, ist eine individuelle Beratung unerlässlich. Experten auf diesem Gebiet können wertvolle Einblicke in die verschiedenen verfügbaren Lösungen bieten und dabei helfen, eine Strategie für die erfolgreiche Implementierung zu entwickeln.
Durch eine individuelle Beratung erhältst du nicht nur Antworten auf deine Fragen, sondern profitierst auch von massgeschneiderten Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Lass uns gemeinsam den Weg zu einem effizienteren und sichereren digitalen Posteingang beschreiten.
Wer ist PEAX?
PEAX der digitale Briefkasten für Online Post in Schweizer Unternehmen
Die PEAX AG mit Sitz in Luzern (Schweiz) wurde im September 2014 gegründet und hat sich das Ziel gesetzt, den Papierkram von Unternehmen und Privatpersonen zu reduzieren und mit dem digitalen Briefkasten den zentralen digitalen Eingangskanal in die Administration zu schaffen.
Mit dem Ziel, Menschen und Unternehmen von unnötigem Administrationsaufwand zu befreien und ihnen so mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Alltag und im Business zu verschaffen, hat der Firmengründer und Visionär Stefan Hermann mit PEAX den Briefkasten der Zukunft entwickelt.
Bis heute hat PEAX über 6.000 Business- und Privatkunden dabei unterstützt, ihre Dokumentenflut und die dazugehörige Ablage komplett digital zu managen.
Hast du Fragen oder möchtest du mehr über den digitalen Briefkasten von PEAX erfahren?
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Claudia Mühlherr
Co-Leiterin Marketing und Kommunikation , PEAX AG
